standard Czy warto zatrudniać małżonka w firmie?

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z przeprowadzaniem często żmudnych i mało owocnych procesów rekrutacji organizowanych w celu nawiązania współpracy z wykwalifikowaną kadrą. Dla przedsiębiorców liczą się koszty – dobrze, gdy są jak najniższe. Rodzi to, zwłaszcza wśród właścicieli małych, wchodzących na rynek jednostek, przekonanie, że opłacalne jest zatrudnienie małżonka. Czy zatrudnienie partnera jest tańsze niż osoby z zewnątrz?

Rodzaj umowy a składki ZUS

Właściciel decydujący się na nawiązanie współpracy z małżonkiem może zatrudnić go na umowę o pracę lub na wybrany rodzaj umowy cywilnoprawnej. Rodzaj podpisywanego dokumentu determinuje koszty jakie wynikają ze stosunku pracy. W przypadku umowy o pracę największym wydatkiem jest składka odprowadzana do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, która w obecnym roku wynosi 1 042,46 zł (wzrosła w stosunku do roku 2013, kiedy to wynosiła 1 026,98 zł). W przypadku zatrudniania małżonka nie ma możliwości opłacania tylko preferencyjnych składek.

Przyjęcie do pracy na podstawie umowy o dzieło niekiedy stwarza konieczność opłacania wyżej opisanej opłaty. Dzieje się tak wówczas, gdy pracodawca podpisuje umowę o dzieło z osobą, która jest zatrudniona w jego przedsiębiorstwie na etat. Istnieje odstępstwo od reguły, kiedy płacenie ZUS nie jest konieczne przez zatrudniającego. Jest to sytuacja, w której pracownik pozostaje w stosunku pracy z innym podmiotem (zatrudniony jest na umowę o pracę) i otrzymuje wynagrodzenie równe co najmniej minimalnej płacy (w 2014 roku jest to 1 680 zł, płaca wzrosła w stosunku do roku poprzedniego o 80 zł). Wówczas składka opłacana jest przez drugiego pracodawcę, a partner zobligowany jest jedynie do płacenia składek na ubezpieczenie zdrowotne.

Małżonek traktowany jest przez legislatora jako osoba współpracująca pod warunkiem, że pozostaje w jednym gospodarstwie domowym z pracodawcą. Od umowy zlecenia również trzeba odprowadzać składki takie jak emerytalną, rentową, wypadkową oraz zdrowotną. Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy podmiot zatrudniany jest uczniem lub studentem w wieku do 26 lat. Wtedy żadna z wymienionych składek nie jest opłacana, a jedynym obciążeniem finansowym jest podatek.

Stosunek pracy a koszty

Kwestią problemową wśród przedsiębiorców pozostaje możliwość wrzucenia w koszty uzyskania przychodu wynagrodzenia wypłacanego małżonkowi. Na gruncie prawa polskiego takowa nie istnieje. Mimo płacenia tak zwanego dużego ZUS – u, wydatki związane z zatrudnieniem, w rozumieniu ustawodawcy, nie pozostają w ścisłym związku z osiąganymi przez jednostkę przychodami, nie są zatem kosztami uzyskania przychodu. Istnienie natomiast możliwość zaliczenia do tej kategorii kosztów innych ponoszonych wydatków takich, jak w przypadku pozostałych pracowników, z którymi pracodawca nie jest powiązany stosunkami rodzinnymi. Zalicza się do nich między innymi koszty związane z wyjazdami służbowymi, dietami, używaniem prywatnego samochodu w celach służbowych oraz korzystaniem z telefonu komórkowego.

Kontekst podatku dochodowego

Każda umowa, bez znaczenia czy cywilnoprawna, czy o pracę, rodzi konieczność naliczania oraz opłacania podatku dochodowego z tytułu osiągniętego przychodu. Jak wskazuje ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych art. 22, do kosztów wytworzenia nie wlicza się między innymi pracy własnej przedsiębiorcy, jego małoletnich dzieci oraz małżonka (ustawa wymienia dodatkowo koszty ogólnego zarządu, sprzedaży oraz pozostałe koszty operacyjne). Jest to zapis prawnie stały, stosowany bez względu na ustanowiony między małżonkami sposób podziału majątku (bez względu na to czy posiadają wspólnotę, czy rozdzielność majątkową). Oprócz wcześniej wymienionych wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodu takich jak na przykład dieta, obniżenie podatku dochodowego może nastąpić z tytułu: opłaconych składek na ubezpieczenia finansowanych przez przedsiębiorcę (pracownik nie może ich rozliczyć w deklaracji sporządzanej w celu przedłożenia we właściwym urzędzie skarbowym), świadczeń wypłacanych z tytułu urlopu, a także składek na Fundusz Pracy.

W sytuacji kiedy małżonków łączy stosunek pracy, właściciel firmy zobowiązany jest do naliczenia, pobrania, a także odprowadzenia na rachunek urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Czy zatem warto?

Zatrudniający bardzo często nie decydują się na przeprowadzenie procesu rekrutacji. Podejmują się nawiązania współpracy z małżonkiem, który często nie posiada specjalistycznego wykształcenia do wykonywania powierzonych mu zadań. Czy na pewno się to opłaca? Czy lęk przed nieznanym (być może lepszym) jest wart ponoszenia tak dużych kosztów? Zatrudnienie osoby niespokrewnionej niesie za sobą dwie korzyści. Po pierwsze, daje możliwość przedsiębiorcy zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wypłacanych honorariów (bez limitów). Konsekwencją tego jest odpowiednie obniżenie podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym, który musi uiścić pracodawca. Dodatkowym argumentem na nie jest konieczność opłacania za małżonka dużego ZUS – u, niezależnie od wynagrodzenia jakie otrzymuje za łączący ich stosunek pracy.

Zatrudnianie każdego pracownika wiąże się z ponoszeniem kosztów, stwarzając jednocześnie możliwość rozwoju firmy, a co za tym idzie, zwiększania przychodów. Decydując się na zwiększenie zaplecza pracowniczego należy przede wszystkim określić profil poszukiwanych osób – być może uda się znaleźć odpowiednie osoby spoza kręgu rodzinnego, których utrzymanie i funkcjonowanie w firmie nie będzie tak kosztowna jak zatrudnienie małżonka.