standard Diety za wyjazdy służbowe w ciężar kosztów

Diety wypłacane pracownikom za wyjazdy związane z działalnością firmy są kosztem uzyskania przychodu. Również wydatki na podróże przedsiębiorca może zaliczyć w ciężar kosztów, w wysokości nieprzekraczającej kwot ustalonych dla pracowników.

Za dłuższe wyjazdy związane z pracą dla przedsiębiorcy pracownikowi należy się zwrot kosztów. Można je wypłacać na podstawie faktur i rachunków albo wypłacić zwrot zryczałtowany, czyli dietę. To, czy dieta przysługuje, zależy od długości wyjazdu.

Za 8 godzin poza firmą dieta nie przysługuje
Dieta przysługuje pracownikowi w przypadku, jeśli podróż służbowa trwa dłużej niż 8 godzin, bo krótsze wyjazdy traktuje się jako wykonywane w ramach standardowych obowiązków. I tak – jeśli pracownik wyjedzie na podróż służbową po kraju, która trwa od 8 do 12 godzin, przysługuje mu połowa stawki diety krajowej. Jeśli podróż trwa dłużej niż dobę, wówczas za każdą pełną dobę przysługuje cała kwota diety, zaś za każdą niepełną, ale rozpoczętą dobę, stawka wynosi 50% kwoty diety.

Stawka diety krajowej wynosi 30 zł – ma zrekompensować zwiększone koszty wyżywienia. Jeśli pracownik oddelegowany do służbowego wyjazdu ma zapewnione śniadanie, pomniejsza się stawkę o 25%, tyle samo w przypadku kolacji oraz 50% w przypadku obiadu. Do tego dochodzi jeszcze koszt noclegu, jeśli nie zapewni go pracodawca. Ryczałt za nocleg, to 150% diety, czyli 45 zł. Łącznie więc wysłanie pracownika na całą dobę poza miejsce świadczenia pracy i bez zapewnienia mu noclegu i wyżywienia kosztuje pracodawcę dodatkowe 75 zł.

Wysokość diet zagranicznych została ustalona oddzielnie dla każdego z państw. Dodatkową różnicą jest fakt, że przy podróżach trwających dłużej niż dobę, pełna stawka przysługuje za całą dobę, zaś za rozpoczętą przysługuje 1/3 stawki za krócej niż 8 godzin, połowa za więcej niż 8 godzin a mniej niż 12 oraz całość za więcej niż 12 godzin. Poza tym przy zapewnieniu całodziennego wyżywienia pracownik i tak otrzymuje 25% diety (śniadanie obniża dietę o 15%, zaś obiad i kolacja – po 30%).

Koszt diety można odliczyć
Przychód z wypłaconych pracownikowi diet jest dla pracownika zwolniony z podatku. Dla pracodawcy zaś stanowi koszt uzyskania przychodu, co potwierdziła Izba Skarbowa w Katowicach w interpretacji podatkowej z 7 stycznia 2015 r. (sygnatura IBPBI/1/415-1209/14/WRz).

O interpretację zwrócił się podatnik, prowadzący działalność gospodarczą, który zajmuje się tzw. pozostałymi robotami budowlanymi, czyli głównie pracami wykończeniowymi. Zatrudnia on kilku pracowników, którzy często wykonują pracę poza siedzibą firmy, zarówno w kraju, jak i za granicą. Jako że ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych w art. 22 mówi, że kosztem uzyskania przychodów są „wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy”, przedsiębiorca zaliczał wydatki na diety do kosztów uzyskania przychodów. Aby upewnić się, czy postępuje słusznie, wystąpił o interpretację do izby skarbowej, która potwierdziła prawidłowość jego rozliczeń.

Jak czytamy w interpretacji, „niezależnie od tego czy wypłacane pracownikom środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie odrębnych przepisów, tj. przepisów prawa pracy – dietą lub inną należnością, wypłacaną w związku podróżami służbowymi pracowników, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów”. Warunkiem jest, aby służyły osiągnięciu przychodów lub zachowaniu czy też zabezpieczeniu źródła przychodów.

Przedsiębiorcy też należy się dieta
Zgodnie z przepisami, również przedsiębiorca odbywający podróż służbową ma prawo do diety, która również stanowi koszt uzyskania przychodów. Jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o podatku od osób fizycznych, wysokość odliczenia nie może być wyższa od kwoty diety ustalonej dla pracowników.

Marek Siudaj, Tax Care