standard Koszty uzyskania przychodu

Nieodłącznym elementem prowadzenia działalności jest ponoszenie kosztów związanych z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa. Koszty te związane są z jednostką na dwa sposoby – przyczyniają się do osiągania przychodu w sposób bezpośredni lub pośredni. Które z nich można ująć jako koszty uzyskania przychodu i czym tak naprawę one są?

Kiedy wydatek stanowiący KUP jest faktycznie ponoszony?

Aby wydatek mógł zostać określony jako KUP muszą zostać spełnione podstawowe warunki określone przez legislatora. Przede wszystkim, koszt musi zostać poniesiony w celu przysporzenia jednostce zysku, zabezpieczenia źródła przychodu lub jego zachowania. Fakt transakcji musi być udokumentowany i nie może przysługiwać jej zwrot z jakiegokolwiek innego tytułu. Nakład pieniężny musi być powiązany z prowadzoną działalnością oraz nie może znajdować się w katalogu wydatków wyłączających z możliwości kwalifikowania do KUP.

Omawiana kategoria kosztów wiąże się z koniecznością odróżniania kosztów bezpośrednich i pośrednich występujących w jednostce. Pierwsze stanowią grupę wydatków, które można wprost odnieść do określonych przychodów. KUP związane z uzyskaniem przychodu w danym roku podatkowym, w oparciu o koszty bezpośrednie poniesione po jego zakończeniu, ale do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego lub złożenia zeznania, są potrącane w roku, w którym przychody te zostały osiągnięte. W przypadku jednak gdy koszty te zostają poniesione po upływie wymienionych terminów, zostają zaliczone do KUP roku kolejnego.

Jedną z najbardziej znanych grup wydatków zaliczanych do KUP są wynagrodzenia oraz składki z nimi powiązane. Z reguły, należne honoraria są kosztem podatkowym ponoszonym w miesiącu, w którym powinny zostać wypłacone lub postawione do dyspozycji. Jeśli jednak pracodawca nie ureguluje zobowiązań z tego tytułu w określonym w umowie czasie, wówczas wydatki te stają się kosztami uzyskania przychodu w miesiącu następnym. Jak wskazuje ustawodawca, nie można zaliczyć do KUP świadczeń, które w rzeczywistości nie zostały wypłacone. Składki odprowadzane do ZUS, wynikające ze stosunku pracy, można uznać jako koszty miesiąca, w którym wynagrodzenia są należne, pod warunkiem jednak, że honoraria wypłacane są w miesiącu, za który są naliczone lub do 15-ego następnego miesiąca,w przypadku, kiedy stawiane do dyspozycji są w miesiącu następnym.

Koszty pośrednie to takie, które ponoszone są w wyniku prowadzonej działalności, ale fakt ten nie znajduje odzwierciedlenia w osiąganych przychodach. Wydatki te zalicza się do kosztów uzyskania przychodów odpowiednio w okresie, w którym zostały poniesione. Należy przy tym pamiętać, że koszty pośrednie rozlicza się proporcjonalnie do okresów, w których zostały poniesione (za przykład mogą służyć prenumeraty czasopism).

Jak zostało już wspomniane, aby poniesione wydatki mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, należy je odpowiednio udokumentować. O ile w przypadku nabywanych towarów nie stanowi to problemu (dowodem jest faktura VAT lub rachunek), o tyle przy nabywaniu usług niematerialnych (takich jak usługi doradcze czy rekrutacja pracowników) pozyskanie dowodów pozwalających na odliczenie kosztów jest o wiele trudniejsze.

NKUP

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych określa czego nie można zaliczać do kategorii kosztów uzyskania przychodu, czyli tzw. NKUP. Przede wszystkim są to sankcje finansowe. Według ustawodawcy, kary, które zostały zapłacone w związku z przekroczeniem prawa, jego naruszeniem lub niedotrzymaniem terminów płatności nie przyczyniły się do przysporzenia korzyści. Należą do nich zarówno koszty egzekucyjne narosłe w wyniku niezrealizowanych zobowiązań, jak i grzywny z tytułu zanieczyszczania środowiska oraz nieprzestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Jako NKUP uznaje się również odsetki od kapitału wniesionego przez właściciela przedsiębiorstwa zaliczonego do źródeł przychodów, pracę własną osoby, do której jednostka należy, jego małżonka oraz małoletnich dzieci tam pracujących, darowizny oraz ofiary (wyjątek – produkty spożywcze), a także podatku dochodowego oraz podatku od spadków i darowizn. Odpisać nie można również wierzytelności uznanych jako przedawnione, kosztów reprezentacji (zwłaszcza związanych z zakupem artykułów spożywczych oraz napojów alkoholowych) – jest to kwestia będąca przedmiotem sporu od wielu lat.

Prawodawca zaznaczył również w Ustawie, że NKUP stanowią naliczone odsetki od powstałych zobowiązań, które nie zostały zapłacone lub umorzone, odsetki i prowizje od pożyczek oraz kredytów, które zwiększają koszty inwestycji w okresie ich realizacji, a także straty z odpłatnego zbycia wierzytelności – wyjątkiem jest sytuacja, kiedy wierzytelności te zostały wcześniej zewidencjonowane jako przychód należny. Koszty ponoszone w związku z wykorzystaniem samochodu pracownika w celach służbowych zaliczane są do kosztów uzyskania przychodu jedynie wówczas, kiedy limity nie są przekroczone. Do KUP – u nie wlicza się również podatku od towarów i usług, chyba że – w przypadku podatku naliczonego – podatnik jest zwolniony z jego płacenia, bądź też nabył towary lub usługi celem wytworzenia lub odsprzedaży towarów czy też usług, które są zwolnione z opodatkowania VAT. W przypadku zaś podatku należnego – w imporcie lub WNT kosztem uzyskania przychodu nie jest kwota podatku przekraczająca wartość podatku wynikającą z nabycia usług czy towarów, która mogłaby stanowić podatek naliczony.