standard Program lojalnościowy koszt, czy nie koszt podatkowy

Program lojalnościowy to jedno z najlepszych i najbardziej chwytliwych rozwiązań marketingowych. Niestety nie zawsze jest on lekarstwem na spadek sprzedaży. Zdarza się, że pieniądze wydane przez przedsiębiorców na tego typu usługę niejednokrotnie przewyższają korzyści. Można zminimalizować ryzyko poniesionych kosztów, chociażby poprzez uwzględnienie ich w rachunku podatkowym. Mniejszy podatek to już jakaś korzyść. Jednak nie zawsze wszystkie wydatki można uznać za koszty. Aby tak się stało muszą być, spełnione bezwzględne warunki, na które warto zwrócić uwagę już przy podpisywaniu umowy z agencją marketingową.

Programy lojalnościowe cieszą się ostatnio dużym powodzeniem wśród firm oraz wśród konsumentów. Coraz więcej agencji marketingowych specjalizuje się w tego typu usługach. Ofert na rynku jest tak dużo, że przedsiębiorca może w nich przebierać jak w przysłowiowych ulęgałkach. Niestety należy pamiętać, że pakiet lojalnościowy niesie za sobą też ryzyko. Nikt nie może zapewnić nam 100 procentowej pewności sprzedażowego i marketingowego sukcesu. Konsument niekoniecznie, nawet ten zasypywany nagrodami, musi w przyszłości wybrać nasz produkt.

Nie można przewidzieć zachowań konsumenta, ale można zminimalizować ryzyko poniesionych kosztów. Wybór najlepszej agencji marketingowej to tylko pierwszy krok, aby jak najkorzystniej wprowadzić program lojalnościowy. Obustronna umowa powinna być spisana tak, aby nie pozostawiała, żadnych wątpliwości, co do celu wprowadzenia programu. Musi z niej wynikać, jaki jest jej cel. Wszystkie te ustalenia powinny być też rozpatrywane w aspekcie podatkowym. Tylko dobrze sformułowana umowa sprawi, że urząd podatkowy w przypadku kontroli, nie będzie miał zastrzeżeń do zakwalifikowania wydatków na tego typu działania marketingowe w koszty podatkowe przedsiębiorcy, co w konsekwencji będzie prowadziło do dużej oszczędności przy płaceniu podatku dochodowego.

Czy fakturę z agencji można wrzucić w koszty?

Wydatek na realizację programu lojalnościowego prowadzonego przez agencję marketingową można potraktować jako koszt podatkowy, ponieważ wydatek ten spełnia główny warunek dla uznania go za taki. Jego celem jest popularyzacja marki, firmy, lub produktu, tym samym używając nomenklatury podatkowej służy zabezpieczeniu źródeł przychodów a więc mieści się w dyspozycji przepisu art. 15. Ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych:

Art. 15. 1. Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust.1.

Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 7 stycznia 2010 r. ILPB3/423-811/09-6/MC dodatkowo wyjaśnia:

„Przepis ten oznacza, że podatnik ma możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich kosztów, zarówno bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu lub wiąże się z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów.‘

Wydatek związany z programem lojalnościowym musi „przyczynić się do osiągnięcia przychodu, a przynajmniej podatnik oceniając związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą powinien zakładać, że dany koszt może obiektywnie przyczynić się do osiągnięcia przychodów” – Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjny z dnia 16 czerwca 2005 r., II FSK 279/05, ” „Nie jest natomiast niezbędne osiągnięcie wspomnianego celu. Cel ten należy ocenić w momencie dokonania wydatku. Ciężar dowodu działania w określonym celu spoczywa na podatniku”- czytamy w wyroku NSA z 27 stycznia 2003 r., III SA 1652/01

Powyższe założenia dotyczące celu ponoszonych wydatków i ich związków z choćby potencjalnymi przychodami, to nie jedyne warunki, jakie muszą być spełnione, aby firmy mogły zaliczyć usługę agencji marketingowej do kosztów podatkowych. Należy również pamiętać, że każdy wydatek zaliczany do kosztów podatkowych musi być należycie udokumentowany, przy czym udokumentowanie w przypadku usługi marketingowej nie oznacza jedynie posiadania faktury, o czym piszemy dalej. Ponadto, wydatek ten nie może być wymieniony w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Zgodnie z tym przepisem, do kosztów nie można zaliczyć na przykład:

  • „kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych” oraz
  • podatku należnego z wyjątkiem podatku należnego „w przypadku przekazania lub zużycia przez podatnika towarów lub świadczenia usług na potrzeby reprezentacji i reklamy, obliczonego zgodnie z odrębnymi przepisami, lub z wyjątkiem podatku należnego „od nieodpłatnie przekazanych towarów, obliczonego zgodnie z odrębnymi przepisami, w przypadku gdy wyłącznym warunkiem ich przekazania jest uprzednie nabycie przez otrzymującego towarów lub usług od przekazującego w określonej ilości lub wartości”.

Co powinna zawierać umowa, aby nie powstał problem przy rozliczaniu kosztów

Umowa między agencją, a przedsiębiorcą powinna wykazać, że obsługa pakietu lojalnościowego to usługa, obejmująca nie tylko przygotowanie koncepcji programu lojalnościowego, ale też jego wdrożenie, prowadzenie przy użyciu odpowiedniego oprogramowania, reklamę, zakup, przekazanie nagród i wypełnienie związanych z tym formalności oraz organizowanie różnych imprez promocyjnych.

Z takiej umowy musi jasno wynikać, jaki jest cel zawarcia umowy i nabycia usługi od agencji marketingowej. Umowa zawarta z agencją powinna być jak najbardziej jasna dla obu stron, zawarta na piśmie i udokumentowana fakturami. Trzeba też mieć na uwadze, że usługi agencji marketingowej są tzw. usługami niematerialnymi. W wyniku ich wykonania nie powstają tzw. materialne dowody wykonania. Stąd dla potwierdzenia wykonania tych usług konieczne jest zgromadzenie dowodów przykładowo zbierając protokoły przekazania nagród, raporty, notatki, analizy, zdjęcia, filmy z wręczania nagród, relacje uczestników, itp. Dopiero wtedy można przyjąć, iż całe wynagrodzenie wypłacone agencji z tego tytułu stanowić może koszt podatkowy.

Kiedy rozliczamy koszty?

Wydatki przedsiębiorcy związane z organizacją, wdrożeniem i prowadzeniem programu lojalnościowego przez agencję marketingową są tzw. wydatkami pośrednimi – mają pośredni związek z osiąganymi przychodami, nie dają się powiązać w sposób bezpośredni z żadnym konkretnym przychodem z działalności podstawowej. Tak samo kwalifikowane są wydatki przedsiębiorcy, gdy wdrożenia i obsługi programu lojalnościowego dokonuje sam przedsiębiorca, bez zaangażowania agencji marketingowej. Wydatki kwalifikowane na gruncie ustawy o podatku dochodowym, jako tzw. koszty pośrednie są potrącane w dacie ich poniesienia. Jeśli koszty te dotyczą okresu dłuższego niż rok, do danego roku zalicza się je w takiej części, w jakiej go dotyczą. Jeśli nie jest to określone, dzieli się je proporcjonalnie do długości okresu, jakiego dotyczą.

Aktualnie ustawa i sądy umożliwiają przedsiębiorcom uwzględnienie wydatków na program lojalnościowy w kalkulacji podatku. Trzeba jedna pamiętać, aby spełniać podstawowe warunki, o których mowa jest w ustawie o podatku dochodowym osób prawnych. Wtedy nie powinno być większych problemów z uznaniem ich za koszty podatkowe i obniżeniem o nie podatku dochodowego.

Maria Pietrzyk Wdowiak
Doradca Podatkowy nr 10631
Taxline Doradcy Podatkowi