standard Proste i bezkosztowe zarządzanie wydatkami służbowymi

Optymalizacja wydatków w każdym przedsiębiorstwie to jeden z kluczowych priorytetów. W pierwszej kolejności optymalizacja obejmuje najbardziej istotne kategorie zakupowe, na plan dalszy przesuwając wydatki służbowe. Dlaczego? Wszystko dlatego, ze nominalnie nie są to duże kwoty, a dodatkowo wydatki te są często rozproszone po kilku centrach kosztowych i umieszczane w różnych budżetach. Warto jednak sprawdzić ile w sumie firma wydaje, bo może się okazać, że to znacząca kwota.

The Global Business Travel Association, z którego wynika, że w 2015 r. wydatki służbowe sięgną niemal 1,2 bln dolarów, czyli wzrosną o 6,9 proc. w porównaniu z rokiem 2014. Generowane koszty dotyczą nie tylko floty samochodowej, opłat drogowych, zakupu biletów kolejowych, hoteli, ale również kosztów reprezentacyjnych czy naliczanych diet. Nie bez znaczenia pozostają koszty operacyjne związane z rozliczeniami tj. konieczność utrzymywania kas, w tym również walutowych, obieg papierowej dokumentacji, ręczne naliczanie diet, dodatkowe etaty, utrzymywanie kilku narzędzi (kilka kart, kilka systemów).

Polska rzeczywistość

W Polsce większość procesów dotyczących rozliczeń wydatków służbowych odbywa się w formie dokumentacji papierowej (77 proc. autoryzacji delegacji, 82 proc. akceptacji wypłaty zaliczki, 77 proc. rozliczenie wydatków) – wynika z badań przeprowadzonych przez firmę badawczą Nielsen na zlecenie Edenred. Najczęściej stosowanym narzędziem do rozliczania jest Excel. Blisko 80 proc. firm stosuje zaliczki lub pracownicy angażują środki własne na wydatki służbowe. Wszystko to powoduje, że proces obliczania diet, rozliczania wydatków i księgowań jest długi i uciążliwy, a tym samym kosztowny. Można to jednak zmienić. Jak? Na przykład korzystając z systemu kompleksowej obsługi wydatków służbowych – Spendeo by Edenred®.

Wygoda i funkcjonalność

Firma Edenred korzystając z doświadczeń globalnych, ale dostosowując Spendeo by Edenred® do lokalnego rynku, buduje polski standard zarządzania wydatkami służbowymi. Przedsiębiorcy przy pomocy jednego narzędzia Spendeo, mogą usprawnić wiele procesów, zredukować koszty operacyjne, zminimalizować obieg papierowej dokumentacji. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola zasadności wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. Korzyści też zyskuje pracownik, który skupia się na realizacji zadań bez konieczności angażowania prywatnych środków lub pobierania zaliczek. Rozwiązanie Spendeo by Edenred® to połączenie dwóch elementów w jedno zintegrowane narzędzie: karty płatniczej oraz platformy obsługującej proces rozliczeń między pracodawcą i pracownikami. Karta płatnicza zastępuje uciążliwe zaliczki i minimalizuje ryzyko związane z obrotem gotówkowym. Dodatkowo jedna karta Spendeo jest wygodną alternatywą do kilku innych kart: paliwowych, taksówkowych czy bankowych.

Kontrola i bezpieczeństwo

Wprowadzenie Spendeo pomaga przeciwdziałać ewentualnym nadużyciom. Wszystkie transakcje są na bieżąco monitorowane, a płatności niezgodne z ustalonymi zasadami są wyróżnione w systemie. Platforma ma wbudowany obieg akceptacji, zgodny ze strukturą organizacyjną firmy. Ponadto dzięki konsolidacji danych Spendeo jest także narzędziem analitycznym.

Dowiedz się więcej: SPRAWDŹ

Izabela Supeł, Dyrektor Marketingu w Edenred Polska