standard Samochody prywatne – rozliczenie ryczałtowe

Posiadanie małej ilości samochodów firmowych nie jest dla firmy problemem. Przedsiębiorcy mają możliwość zawarcia umowy z pracownikiem, zgodnie z którą zatrudniony będzie używał samochodu prywatnego do celów służbowych. Po złożeniu comiesięcznego oświadczenia przez pracownika, potwierdzającego użytkowanie swojego samochodu, pracodawca w ostatnim dniu roboczym lub na początku kolejnego miesiąca wypłaca pracownikowi z tego tytułu ryczałt.

Jak rozliczyć używanie prywatnego samochodu przez pracownika?

 

Ustawodawca wskazał dwie możliwości, z wykorzystaniem których pracodawca może rozliczyć użytkowanie przez pracownika prywatnego pojazdu w celach służbowych. Są to:

– ryczałt pieniężny,

– faktyczny przebieg pojazdu, czyli tzw. kilometrówka.

Ryczałt – jak go wyliczyć?

 

Rozliczenie ryczałtowe polega na ustalaniu przez pracodawcę stałej kwoty, którą co miesiąc będzie wypłacać pracownikowi w zamian za użytkowanie swojego prywatnego samochodu. Kwota ta jest iloczynem stawki za 1 km przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu.

Pracodawca, decydując się na rozliczenie ryczałtowe, jest zobligowany do comiesięcznego podpisania z pracownikiem umowy cywilnej, w której będzie określona kwota ryczałtu. Pracownik ponadto musi składać oświadczenie o używaniu samochodu prywatnego.

Limity i kwoty ryczałtu

 

Maksymalne limity i kwoty ryczałtu zostały określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury. Co istotne, decydując się na ryczałt, należy sprawdzić maksymalne wysokości miesięcznego limitu przejazdu w danej gminie lub w mieście zatrudnienia pracownika, które uzależnione są od liczby mieszkańców.

Limity przebiegu kształtują się następująco:

– 300 km w przypadku gminy lub miejsca zatrudnienia pracownika o liczbie mieszkańców do 100 tys.,

– 500 km w gminach od 100 do 500 tys. mieszkańców,

– 700 km w gminach o liczbie ludności powyżej 500 tys.

W przypadku limitów duże znaczenie mają również rodzaje wykonywanych przez pracownika służb. W tym przypadku wskazano:

– 1500 km w przypadku zatrudnienia w służbie leśnej lub w parkach narodowych,

– 3000 km dla pracowników służb ratowniczych.

Dla powyższych limitów przebiegu zostały przyporządkowane kwoty ryczałtu pieniężnego, które są zróżnicowane ze względu na pojemność silnika. Granicę stanowi silnik o pojemności 900 cm3. Przykładowo, dla gminy/miasta o liczbie ludności mniejszej niż 100 tys., maksymalny przebieg może wynosić 300km, co daje 156,42 zł kwoty ryczałtu dla pojazdów o pojemności silnika do 900 cm3 lub 250,74 zł w przypadku większej pojemności. Dla Poznania, który zamieszkiwany jest przez więcej niż 500 tys. mieszkańców, ryczałt samochody będzie wynosił 364,98 zł bądź 585,06 zł, odpowiednio do pojemności silnika używanego pojazdu.

Pracownik na zwolnieniu lekarskim – co z ryczałtem samochodowym?

 

Kwoty ryczałtu mogą zostać pomniejszone na skutek udokumentowanego nieużytkowania pojazdu przez pracownika, co ma miejsce np. w przypadku choroby czy też urlopu. W takich okolicznościach ryczałt ulega pomniejszeniu o 1/22 za każdy dzień nieobecności zatrudnionego.

Gdy pracownik z Poznania, korzystający w pracy z samochodu prywatnego o pojemności silnika 1,6 cm3, przebywał pięć dni na zwolnieniu lekarskim, kwota wypłaconego ryczałtu będzie niższa niż w przypadku jego pełnej obecności w pracy. Przysługującą mu normalnie sumę (585,06 zł) należy pomniejszyć o kwotę przypadającą na jego nieobecność, która wynosi w tym przypadku 132,97 zł (iloczyn 585,06 i 5/22). Ostatecznie pracownik otrzyma 452,09 zł z tytuły rozliczenia ryczałtu.

Przychód pracownika

 

Otrzymane kwoty w ramach rozliczenia ryczałtu stanowią dla podatnika przychód. O ile dla pracodawcy wypłacona nadwyżka poza wskazany w rozporządzeniu limit nie stanowi kosztów uzyskania przychodów, o tyle całkowita kwota otrzymana przez pracownika podlega opodatkowaniu.

Odmiennie sytuacja kształtuje się w przypadku składek na ubezpieczenie społeczne. Są one naliczane wyłącznie wtedy, gdy pracodawca wypłaci pracowniki z tytułu ryczałtu więcej, niż stanowią to limity. Składki naliczane są zatem od ewentualnej nadwyżki.

W przypadku rozliczenia ryczałtowego nie ma znaczenia, jak długą trasę pokona pracownik, w związku z czym nie ma konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Pracodawca ma obowiązek zwrócenia kwoty ryczałtu wynikającej z zawartej umowy, bez względu na to, czy faktyczny przebieg będzie wyższy czy też niższy. Co ważne, w umowie może on zawrzeć niższe kwoty niż te wynikające z rozporządzenia. Górnych limitów kilometrów nie można przekroczyć, jeśli chodzi o limity minimalne, to takowych nie wskazano.