standard 4 zalety outsourcingu obsługi kard i płac, które zwiększą potencjał Twojej firmy.

Gdyby przeprowadzić ankietę z pytaniem „jaka powinna być idealna praca?”, to poza rutynowi stwierdzeniami „dająca satysfakcjonujące wynagrodzenie”, „bezstresowa”, „oferująca możliwości rozwoju”, zapewne większość odpowiadających chciałaby w pracy zajmować się tym co lubi, na czym się zna i co sprawia im przyjemność.

Paradoksalnie powyższa obserwacja może mieć też swoje odzwierciedlenie w świecie biznesu. Przedsiębiorca musi mieć pomysł na biznes, jak również znać się na przedmiocie działalności tj. posiadać lub zbudować kluczowe kompetencje. Nie są one jednak dane raz na zawsze i wymagają rozwijania w zależności m.in. od zachowań konkurencji czy aktualnych preferencji klientów. Na tym powinien skupiać się zarząd firmy i to można uznać za przyjemną stroną biznesu.

Niestety, nie zawsze wystarcza to do prowadzenia małej czy dużej firmy. Ustawodawcy tworząc kolejne wymogi prawne nakładają wiele obowiązków, których nikt nie lubi i które, z małymi wyjątkami, nie są kluczowe dla firmy, a jedynie spełniają rolę pomocniczą. Tak jest w przypadku zarządzania kadrami i płacami w biznesie.

To co dla jednej firmy może być pomocnicze, dla innej jest kluczową kompetencją. Tak działa outsourcing, który podnosi efektywność działania w obszarach o mniejszym znaczeniu dla obsługiwanego przedsiębiorstwa i oferuje korzyści z tego płynące innym podmiotom. Kategorii tych korzyści jest wiele, warto natomiast skupić na czterech z nich:

  • Redukcja kosztów,
  • Dostęp do najlepszych praktyk i technologii,
  • Bezpieczeństwo i ochrona danych,
  • Pełna odpowiedzialność wobec ZUS.

 

Korzyści finansowe

Z punktu widzenia przedsiębiorcy, moim zdaniem, najistotniejsze jest kolokwialnie „zabranie ‘problemu’ z głowy”. Oczywiście w dużych organizacjach i korporacjach ‘problem’ jest przypisany do wielu osób (czyli poniekąd niczyj) i w grę wchodzą inne elementy, z niższymi kosztami na pierwszym miejscu.

Niższe koszty realizacji funkcji kadrowo-płacowej

Bez wątpienia korzyścią wręcz konieczną do osiągnięcia, aby na outsourcing się zdecydować, jest redukcja kosztów (dotyczy to tych, firm które posiadały przed transformacją własne zasoby) lub różnica między nakładami niezbędnymi do zbudowania i utrzymania stanowisk pracy w kadrach (koszt pracownika), a kosztami skorzystania z usług outsourcera. Najprościej rzecz ujmując, outsourcing powinien być rozwiązaniem tańszym niż wykonywanie pracy we własnym zakresie. Często jednak, całkowicie błędnie, porównuje się koszt outsourcingu do kosztów samych wynagrodzeń pracowników, pomijając wszystkie inne wydatki jakie przedsiębiorca musiałby ponieść lub ponosi w danym obszarze, tym samym świadomie lub nieświadomie pomniejszając możliwe do osiągnięcia dzięki outsourcingowi oszczędności. A koszty inne niż wynagrodzenie mogą stanowić nawet równowartość wynagrodzenia ujętego w umowie o pracę lub innych formach zatrudnienia. W skrócie nisze koszty wynikają z:

  1. Braku etatów lub wprost kosztów utrzymania etatów

Przedsiębiorcy korzystający z outsourcingu nie ponoszą wielu wydatków związanych z utrzymaniem pracowników: wydatków socjalnych i integracji, kosztów zastępstwa, nadgodzin, kosztów rotacji pracowników (zwolnień i rekrutacji), wsparcia przez inne funkcje – IT.

  1. Braku kosztów stałych

Koszty stałe związane z miejscami pracy jak powierzchnia biurowa, media (woda, prąd), internet, papier, artykuły spożywcze, ksero, ubezpieczenia, benefity leżą po stronie outsourcera.

  1. Braku inwestycji

Korzystając z usług outsourcingu przedsiębiorcy ponoszą stałe, znane z góry, zryczałtowane koszty. Nie ponoszą znaczących, jednorazowych wydatków inwestycyjnych jak: zakup i wdrożenie systemów kadrowo-płacowych, systemów operacyjnych, workflow, pakietu oprogramowania biurowego, serwera, komputerów, biurek, krzeseł itd.

Podsumowując, każdy etat „kosztuje” pracodawcę znacznie więcej niż kwota zapisana w umowie o pracę.

 

Nowoczesne technologie

Oprócz oczywistych korzyści wymienionych powyżej można wymienić jeszcze te, które nie są tak powszechne, ale które często mogą nieść bardzo dużą wartość dla biznesu. Chodzi o dostęp do najlepszych praktyk i specjalistycznego oprogramowania dziedzinowego. Oprogramowania, które ma zaimplementowane najlepsze procedury i które zautomatyzuje najczęstsze, powtarzalne czynności (pozwoli skrócić czas rozwiązywania spraw, wyeliminować sterty dokumentów). Mogą to być aplikacje do rejestracji czasu pracy, składania wniosków urlopowych, zarządzania zapytaniami pracowników, do komunikacji i dystrybucji cyklicznych dokumentów kadrowych (np. tzw. pasek płacowy, PIT-11), oraz udostępniania w wersji elektronicznej akt osobowych. Najlepiej gdyby takie funkcjonalności były dostępne łącznie poprzez portal pracowniczy typu self-service i z elementami obiegu dokumentów workflow. Pozwala to usamodzielnić  pracowników w wykonywaniu zadań administracyjnych, w zdobywaniu odpowiedzi na pytania, radykalnie skraca czas dystrybucji dokumentów, zmniejsza liczbę etatów w dziale kadr, a w efekcie obniża koszty obsługi pracowników.

Nie trudno sobie wyobrazić, że wybór, wdrożenie i utrzymanie takich rozwiązań niesie za sobą niebagatelne wydatki i zabiera niezwykle cenny czas. Outsourcer natomiast, ma możliwość udostępnić takie rozwiązania „od ręki” w formie usługi (SaaS).

Ochrona danych niejawnych

Będąc odpowiedzialnym (zarząd spółki, dyrektor finansowy) za kadry i płace, należy pamiętać o wielu aspektach zabezpieczeń, zarówno pod kątem kwalifikacji pracowników, którzy powinni posiadać odpowiednią wiedzę i doświadczenie, jak i bezpieczeństwa wynikającego z posiadania systemów informatycznych oraz zabezpieczeniach samego biura (wchodzący kurierzy, audytorzy, serwisanci, kontrole skarbowe). Wszystko to zmusza do podjęcia działań zapewniających właściwy dostęp do danych dla osób uprawnionych, (zwłaszcza w systemach informatycznych!) oraz zabezpieczenia przed zniszczeniem dokumentów i wyciekiem lub kradzieżą danych osobowych oraz wrażliwych. Niemniej ważne, a tak często bagatelizowane, do ustalenia pozostają również kwestie wyboru bezpiecznego oprogramowania, analizy czy i gdzie zainstalować alarm, zorganizowania archiwum dokumentów, czy zestawienia łączy teleinformatycznych do wymiany danych z ZUS czy US.

Zagadnienia te wydają się banalne i możliwie do bezproblemowego zrealizowania samodzielnie w każdym przedsiębiorstwie. Wymagają jednak czasu (nie jednorazowo), środków (finansowanie, odpowiednie pomieszczenia biurowe, utrzymanie) i systematyki (szkolenia dla nowych pracowników, zmiany uprawnień do dostępu do danych). A przecież tak, jak wspomniałem na początku, dla przedsiębiorcy najważniejszy jest rozwój kluczowych kompetencji, produktów i usług, pozyskiwanie nowych klientów.

Outsourcing pozwala przekazać to „zmartwienie” firmie, która zajmuje się nimi na co dzień.

 

Outsourcing kadr i płac – odpowiedzialność wobec ZUS

Nie ma wątpliwości, iż outsourcing jest narzędziem umożliwiającym ograniczenie konsekwencji wynikających z ryzyk, na jakie narażone jest dane przedsiębiorstwo. Możliwe jest to dlatego, że w przypadku korzystania z usług outsourcingu odpowiedzialność jest rozłożona na dwa podmioty, co bardzo często wymienia się jako jego zaletę. Mówiąc innymi słowy, z kadry zarządzającej może zostać zdjęta odpowiedzialność karna i cywilna za ewentualne błędy. Jednak powyższe zdanie tylko przy silnych założeniach jest prawdziwe. Np. ZUS w przypadku błędów w wielkości odprowadzonych składek i potencjalnych odsetek zawsze będzie domagał się korekt (zapłaty) od płatnika składek – nawet jeśli fizyczne przelewy wykonuje firma zewnętrzna (co samo w sobie jest bardzo rzadkim przypadkiem). Podobnie jest w relacjach z US czy PIP. Odpowiedzialności za zaległości w płatnościach nie można w żaden sposób scedować.

Czy istnieje zatem korzyść z outsourcingu pozwalająca na ograniczenie bezpośredniej odpowiedzialności przedsiębiorcy? Oczywiście, że tak.

Przedsiębiorca musi przede wszystkim zapewnić zasoby do wypełniania swoich obowiązków. Może zatrudnić do obsługi kadrowo-płacowej wykwalifikowanych pracowników lub wyspecjalizowaną w danej dziedzinie firmę zewnętrzną. Nie oznacza to jednak, że wyeliminuje on ryzyka i odpowiedzialności za nie. Ryzyka nadal istnieją, zmieniają się jednak możliwości uzyskania odszkodowania za popełnione błędy. Od pracownika można maksymalnie dochodzić trzykrotności jego wynagrodzenia, podczas gdy w umowie z firmą zewnętrzną może to być wartość wielokrotnie wyższa. Dla znacznej większości właścicieli firm jest to zasadnicza różnica i wymierna korzyść.

Czy wydzielenie danej funkcji na zewnątrz oznacza brak konieczności zatrudnienia pracowników własnych?

Odpowiedź na to pytanie uzależniona jest od formy współpracy z outsourcerem.

Należy zdać sobie sprawę z faktu, że z outsourcerem nawiązuje się współpracę zapisaną w umowie. W niej też znajdują się dodatkowe ustalenia charakteryzujące poziom świadczenia usługi (terminy, procent błędów) i obowiązki stron w zakresie bieżącej współpracy. Oznacza to, że:

  1. przedsiębiorca mimo korzystania z outsourcingu ma do zrealizowania zadania po swojej stornie;
  2. praca po stronie przedsiębiorcy musi być zorganizowana np. wiadomo kto, kiedy i jakie dokumenty przekazuje do outsourcera.

W modelu doskonałym, wyznaczenie ułamka etatu koniecznego do wykonania zadań własnych, należałoby przeprowadzić na podstawie ankiety czasu pracy, która zawierałaby wszystkie zadania – własne i przekazywane na zewnątrz. Orientacyjnie można przyjąć, że w firmie zatrudniającej 50-200 pracowników, jeden etat musi być przeznaczony do wykonania zadań własnych i współpracę (w tym kontrolę z outsourcerem).

Przykład: wnioski i zadania rekrutacyjne pozostają w gestii przedsiębiorcy (np. do momentu podjęcia decyzji o zatrudnieniu), natomiast obsługa przyjęcia do pracy i naliczanie wynagrodzeń może być powierzone na zewnątrz.

W przypadku firm jedno lub kliku osobowych, to zwykle właściciel przekazuje dokumenty do outsourcera, a komunikacja pracowników z outsourcerem odbywa się bezpośrednio.

Duże organizacje i korporacje korzystające z outsourcingu częściej posługują się pojęciem procesu, który może być obsługiwany na zewnątrz niż całej funkcji np. kadry i płace. Stąd też wywodzi się typ outsourcingu ‘business process outsourcing’ (BPO). W takich przypadkach dokonuje się dekompozycji procesu na dobrze zrozumiałe (co do wyniku, jaki mają dać) zadania i podejmuje (na podstawie wagi dla przedsiębiorstwa, zdolności do wykonania, kosztu) decyzje, które z tych zadań warto powierzyć firmie zewnętrznej, a które muszą być wykonywane samodzielnie. Opiekę nad procesem przypisuje się do właściciela procesu. W takich przypadkach kontroluje on przede wszystkich poprawność wykonania procesu, a kontrola zadań outsourcera odbywa się w ramach kontroli procesu. Liczba pracowników własnych zależy więc od liczby procesów. W większości przypadków jednak firmie zewnętrznej powierza się funkcję i zadania, a rzadziej procesy.

Inwestycja w kadry

Podsumowując, czas i wszelkie działania poświęcone na wybór właściwej usługi outsourcingowej w zakresie kadr i płac, to inwestycja w rozwój i przyszłość przedsiębiorstwa. Inwestycja, która pozwali w nowoczesny sposób prowadzić i zarządzać funkcjami wsparcia i skupić się na rozwoju kluczowych kompetencji i  usług spełniających oczekiwania rynku.

Szymon Churski
Partner
MDDP Outsourcing