standard Jak otrzymać wymarzoną posadę – proces rekrutacyjny krok po kroku

Kandydaci często postrzegają pomyślne przejście procesu rekrutacyjnego jako rzecz niezwykle trudną. Jest to jak najbardziej naturalne – każdy chce przecież wypaść jak najlepiej na tle konkurentów i otrzymać posadę. Bywa, że stres i nerwy z tym związane budzą w kandydacie dezorientację i wpływają na niego na tyle negatywnie, że nawet jeśli rzeczywiście jest osobą najbardziej odpowiednią na dane stanowisko, przegrywa z kimś, kto po prostu wypadł lepiej podczas procesu rekrutacyjnego. Do każdego etapu rekrutacji można się przygotować. W poniższym artykule krok po kroku opisane są praktyczne wskazówki pozwalające na „bezbolesne” przejście procesu rekrutacji i otrzymanie wymarzonego stanowiska.

CV i list motywacyjny

Podczas niemal każdej rekrutacji wymagane są dwa dokumenty – CV oraz list motywacyjny. Przede wszystkim należy pamiętać, aby były one dostosowane do stanowiska, na które aplikujemy. Nigdy nie powinno się korzystać z gotowych szablonów dostępnych w sieci. Doświadczony rekruter na pewno zauważy, że ktoś wysłał „gotowiec” i oczywiste jest jak taki fakt wpłynie na jego decyzję odnośnie kandydata. Jest to dowód na brak rzeczywistego zainteresowania otrzymaniem stanowiska. Co do samego CV, poza standardowymi elementami, które powinien zawierać dokument, jak dane personalne, doświadczenie zawodowe czy edukacja, korzystnie wpłynie zawarcie w nim celu zawodowego. Kandydat powinien napisać w CV swoje daleko- i krótkoterminowe cele, do których dąży. Udowodni to rekruterowi, że osoba jest ambitna, ma plan na siebie i wskaże, czy to, co firma może mu zaoferować jest zgodne z jego planami. Po drugie, w podpunkcie „edukacja” nie powinno się zagłębiać za daleko w przeszłość. Najwcześniejszym etapem nauki opisanym w CV powinna być szkoła ponadgimnazjalna (jeśli była to placówka o ogólnokrajowym prestiżu). Opisując doświadczenie zawodowe należy pochwalić się tylko tymi stanowiskami, które mają związek z posadą, o którą się aplikuje. Czy rekrutera obchodzi, że cztery lata temu w wakacje byłem ratownikiem na basenie, jeśli oferowane stanowisko to brand manager? Wiele osób zamieszcza w CV informacje o swoim stanie cywilnym. Nie powinni oni tego robić, nie jest to wymagane i nie ma wpływu na otrzymanie posady. Jeśli chodzi o zainteresowania, aplikant powinien się zastanowić, co rzeczywiście jest jego hobby i jaki będzie miało to wpływ na jego pracę. Często w sekcji zainteresowania wpisuje się „podróże”. Czy faktycznie jednak jesteśmy takimi obieżyświatami, że chcemy, aby pracodawca brał to pod uwagę przydzielając nam zadania? Może się zdarzyć, że nasz przełożony pomyśli „Lubisz podróże? Doskonale, w takim razie jedziesz na pół roku do naszej filii na Litwie”. Ostatnią kwestią dotyczącą CV jest zdjęcie. Są przypadki, kiedy nie jest ono wymagane np. przy rekrutacji do banku inwestycyjnego. Nie zamieszcza się fotografii, aby nasz wygląd zewnętrzni nie zaburzył oceny przyszłego pracodawcy i nie wpłynął negatywnie (bądź pozytywnie) na decyzję o naszym przyjęciu. Może zdarzyć się, że aplikant ma np. tatuaże czy długie włosy, ale jego kwalifikacje są tak dobre, że aparycja schodzi na drugi plan. Ewentualnie, już po przyjęciu na stanowisko pracodawca może w uprzejmy i nieoficjalny sposób udzielić nowemu pracownikowi „kilka wskazówek” co do wyglądu.

Jak wspomniano na wstępie, do każdej rekrutacji należy podchodzić indywidualnie. Ma to szczególne znaczenie w przypadku listu motywacyjnego – nie wolno korzystać z szablonów! Podczas każdego procesu rekrutacyjnego należy napisać list od początku. „Przerabiając” dokument, z którego kandydat korzystał wcześniej, łatwo coś pominąć. W firmie, w której pracuję zdarzył się przypadek, że aplikująca opisała, dlaczego nadaje się na stanowisko, ale w innym przedsiębiorstwie.

Oba opisane wyżej dokumenty wysyła się zazwyczaj drogą mailową. Pomimo powszechnego używania tego środka komunikacji, wiele osób po prostu nie wie jak takie wiadomości się pisze. Zwróćmy uwagę na treść i formę maila, w którym wysyłamy CV i list motywacyjny – jest to przecież nasz pierwszy kontakt z potencjalnym pracodawcą i rekruterem. Zróbmy pozytywne wrażenie już na początku, przed wysłaniem wiadomości przeczytajmy ją kilka razy, aby wyeliminować wszystkie błędy, sprawdźmy w sieci jak pisze się oficjalne maile.

Assessment center

Po pomyślnym przejściu pierwszego etapu procesu rekrutacyjnego zdarza się, że firma organizuje tzw. assessment center – proces oceny aplikanta, w którym biorą udział tzw. asesorzy (wyszkolone, obiektywne osoby). Wśród typowych rodzajów zadań pojawiających się na assessment center jest koszyk zadań („in basket”). Kandydat otrzymuje wszelkiego rodzaju materiały takie jak fragmenty raportów, notatki od sekretarki, wiadomości mailowe czy wycinki z kalendarza. Nie muszą one być związane z pracą, mogą dotyczyć życia prywatnego np. wiadomość o telefonie ze szkoły dziecka. Osoba aplikująca powinna pogrupować i uszeregować zadania zawarte w materiałach od najważniejszych do najmniej istotnych oraz opisać jak podeszłaby do ich rozwiązania. Co należy zrobić podczas koszyka zadań? Przede wszystkim powinno się przeczytać wszystkie materiały, nie pomijając żadnego z nich. Zadania należy podzielić na cztery grupy (koszyki):

  • Ważne i pilne – są to zadania mające wpływ na działalność firmy, a termin ich wykonania jest niedaleki. Należy potraktować je priorytetowo.
  • Nieważne i pilne – przykładem takiego zadania może być wypłacenie wynagrodzenia podwładnemu, który według umowy pieniądze powinien otrzymać najpóźniej za trzy godziny. Jeśli nie zapłacimy pracownikowi firma nie przestanie funkcjonować, ale „deadline” jest bliski. Tego typu zadaniami należy zająć się w drugiej kolejności.
  • Ważne i niepilne – jest to przykładowo dzieło dla jednego z kluczowych klientów, którego termin dostarczenia wypada za miesiąc. Z pewnością jest to istotne zadanie, jednak skoro jest jeszcze trochę czasu na jego wykonanie, warto zostawić je na później, a teraz zająć się pilniejszymi czynnościami.
  • Nieważne i niepilne – tego typu zadania należy oddelegować podwładnym.

Wśród otrzymanych materiałów mogą znaleźć się dwa „haczyki”. Pierwszym z nich są zadania przeterminowane – termin ich wykonania już minął. Jeśli takowe się pojawią to powinno się nimi zająć w pierwszej kolejności. Drugą pułapką są materiały przesłane do nas przez pomyłkę. Na przykład jako osoba odpowiadająca za marketing w firmie otrzymałem zapytanie ofertowe od klienta. W takim przypadku osoba aplikująca powinna napisać, że wysłałaby maila z zawiadomieniem o zaistniałej pomyłce. Koszyk zadań trwa ok. 1-2 godzin i ma na celu sprawdzenie umiejętności organizacji pracy i zarządzania czasem oraz zdolności analitycznych kandydata.

Drugim typem zadań pojawiąjącym się na assessment center jest case study, czyli po polsku „studium przypadku”. Jest to fikcyjny opis sytuacji, którą kandydat powinien rozwiązać. Case study ze względu na czas wykonania można podzielić na dwa rodzaje:

  • trwające 1-2 godziny – jest ono rozwiązywane na bieżąco, często w grupie razem z innymi,
  • trwające kilka dni, które kandydat rozwiązuje w domu (zazwyczaj bardziej skomplikowane).

Opracowane studium przypadku najczęściej należy dostarczyć w formie prezentacji lub raportu. Powinno ono zawierać opis procesu decyzyjnego, którego używano podczas rozwiązywania oraz uzasadnienie ostatecznej decyzji. Podczas tego typu zadania oceniane są analityczne myślenie kandydata oraz forma (walory wizualne) opracowania, a w przypadku studium przypadku rozwiązywanego zbiorowo również zdolność do pracy w grupie, sposób zachowania w takich sytuacjach i pozycje, którą kandydat przyjmuje (czy ma zdolności przywódcze, czy jest osobą uległą).

Innym typowym zadaniem stawianym przed kandydatem podczas assessment center jest symulacja lub odgrywanie ról. Osoba rekrutująca na stanowisko otrzymuje opis sytuacji, która może teoretycznie wystąpić podczas pracy i wraz z rekruterem lub innymi aplikantami odgrywa scenę. Podczas tego etapu oceniane są zdolności szybkiej reakcji na trudne sytuacje i ich rozwiązywania, umiejętność negocjowania, mowa ciała i asertywność.

Rozmowa kwalifikacyjne

Po pomyślnym przejściu poprzednich etapów, rekruter zazwyczaj zaprasza kandydata na rozmowę kwalifikacyjną. Przygotowując się na nią należy kierować się poniższymi radami:

  • Powinno się wyszukać jak najwięcej informacji o firmie, w której chcemy pracować (profil działalności, najważniejsze wydarzenia z jej przeszłości, kim są najważniejsi członkowie np. zarząd). To samo tyczy się stanowiska, na które rekrutujemy. Dowiedzmy się, jakie są obowiązki i uprawnienia z nim związane. Pytania związane z samą firmą i stanowiskiem na pewno pojawią się na rozmowie, a szybkie i płynne odpowiedzi na nie udowodnią pracodawcy, że jesteśmy rzeczywiście zainteresowani oferowaną posadą.
  • Jeśli znane jest imię i nazwisko rekruterów obecnych na rozmowie, powinno się ich „wygooglować” oraz przejrzeć ich konta na portalach społecznościowych. Wiedza na temat ich zainteresowań pomoże nawiązać kandydatowi „small talk” przed czy po rozmowie, który korzystnie wpłynie na jego wizerunek w oczach rekrutera.
  • Podczas rozmowy często padają standardowe pytania dotyczące takich kwestii jak nasze wady i zalety, nasze plany na przyszłość, zainteresowania etc. Jako że, pojawiają się one często na rozmowach kwalifikacyjnych, zadając je pracodawca sprawdza, czy kandydat przygotował się przed rozmową, dlatego warto opracować sobie wcześniej odpowiedzi na nie.
  • Wypowiedzi należy ćwiczyć przed lustrem. Nieważne jak bardzo zażenowani czujemy się mówiąc samemu do siebie, odgrywanie rozmowy rekrutacyjnej w domu pozwoli nam płynniej formułować nasze wypowiedzi i ograniczy stres.
  • Warto przygotować materiały, z których będzie się korzystało podczas rozmowy. Wśród nich powinny być zawarte wszelkie dokumenty, które pojawiły się na wcześniejszych etapach rekrutacji (CV, list motywacyjny, referencje, rozwiązane case study) oraz informacje na temat firmy i rekrutera. Dobrym pomysłem jest również przygotowanie notatek np. z odpowiedziami na typowe pytania, które nie pozwolą nam dać się zbić z tropu podczas rozmowy.
  • Należy opracować sobie pytania, które chce się zadać rekruterom podczas rozmowy. Dociekliwość ze strony kandydata wzbudzi w pracodawcy poczucie zainteresowania aplikanta otrzymaniem stanowiska.
  • Kandydat powinien przemyśleć swój strój. Oczywiście na rozmowie kwalifikacyjnej obowiązuje strój oficjalny. Warto poczytać o wpływie koloru ubrania na postrzeganie osoby, aby podświadomie wzbudzić u rekrutera jak najlepsze wrażenie.

Przed samą rozmową należy:

  • Uporządkować i przeczytać materiały i notatki opisane wyżej,
  • Wyciszyć się i uspokoić na swój własny sposób,
  • Przyjść przed rozmową (punktualność jest niezwykle ważna!).

Nie wolno natomiast palić co najmniej pół godziny przed rozmową. Nikt (nawet palacze) nie lubią zapachu papierosów i jest to po prostu nieeleganckie.

Praktyka czyni mistrza. Przed aplikacją do wymarzonej firmy, powinno się brać udział w jak największej liczbie procesów rekrutacyjnych. Po ósmym czy dziewiątym razie, kandydat nabierze takiej wprawy, że do kolejnego procesu podejdzie „z marszu”.

Rekrutując się na stanowisko nie należy stawiać siebie z góry na przegranej pozycji. Skoro aplikujemy, mamy odpowiednie kwalifikacje, nadajemy się do tej pracy i będziemy w stanie wywiązywać się z naszych obowiązków. Taki sposób myślenia pomaga pokonać stres i wszelkie opory. Oczywiście nie oznacza to, że powinno się podchodzić do procesu rekrutacyjnego lekceważąco. Przygotujmy się, wykażmy nasze zainteresowanie. Udowodnijmy, że to właśnie nas, a nie innego kandydata pracodawca powinien wybrać.
Andrzej Malinowski, Project Manager, ConQuest Consulting