standard Outsourcing funkcji personalnych – nowe perspektywy dla firm

Zarządzanie Zasobami Ludzkimi w MSP

Jakość funkcjonowania każdej organizacji i realizacji praktycznie każdego przedsięwzięcia zależy od zaangażowanych w nie ludzi. Dlatego też o pracownikach danej firmy często myśli się w kategoriach zasobów ludzkich (human resources) bądź kapitału ludzkiego (human capital). Dbałość o pozyskanie odpowiednich pracowników i ich rozwój w ramach organizacji to jedno z największych wyzwań przed którymi stoi niemal każda organizacja. Nic dziwnego zatem, że szeroko rozumiana dziedzina Zarządzania Zasobami Ludzkimi (ZZL) jest jednym z najbardziej dynamicznie rozwijających się obszarów. Nieustannie jesteśmy świadkami pojawiania się nowych koncepcji motywowania, oceniania potencjału, budowania satysfakcji czy też rozwoju kompetencji. Dodatkowo – większość rozwiązań w tej dziedzinie wykorzystuje coraz bardziej zaawansowane rozwiązania technologiczne. To tworzy wyjątkowe oczekiwania od osób zajmujących się tą tematyką, czyli specjalistów HR.

Z badań przeprowadzonych przez firmę Deloitte wynika, że mniej niż 8% szefów HR ma pewność, że ich zespoły mają wszelkie umiejętności potrzebne do sprostania wyzwaniom biznesu. Oceny ze strony osób zarządzających nie są już takie przytłaczające. Ciągle jednak aż 42% zarządzających uważa, że zespoły HR nie dostarczają oczekiwanych wyników. Oznacza to nie mniej nie więcej to, że od 40 do ponad 90 procent specjalistów HR pełni raczej rolę wyrobników pomagających w realizacji konkretnych przedsięwzięć polityki personalnej takich jak rekrutacja, szkolenia pracowników etc. Doświadczenia wielu organizacji niestety potwierdzają tą tezę. Specjaliści HR okazują się raczej specjalistami od dość wąskich, technicznych kwestii takich jak przygotowanie i realizacja systemu ocen, prowadzenie projektów szkoleniowych etc. Jeśli jednak zaczynamy myśleć o takich zagadnieniach jak przełożenie podejmowanych działań na konkretne efekty, to z reguły decydującą rolę w dyskusji odgrywa kadra menedżerska i zarządzająca. Można zatem zaryzykować stwierdzenie, że gdybyśmy znaleźli inne rozwiązania wspierające menedżerów i kadrę zarządzającą w profesjonalnym prowadzaniu kluczowych procesów HR to specjaliści z tego zakresu mogliby okazać się zbędni! Ta nieco obrazoburcza teza staje się jednak przyczynkiem do dość istotnych zmian, które obserwujemy na rynku usług HR.

Outsourcing

Outsourcing nie jest nowym podejściem, jednak jako model działania wkracza na coraz to nowe obszary. Przyzwyczailiśmy się do tego, że na zewnątrz oddawane są takie procesy biznesowe jak księgowość, IT a nawet sprzedaż. Wdawało się jednak, że główne procesy zarządzania zasobami ludzkimi są pod tym względem nie do ruszenia. Oczywiście pewne działania szkoleniowe i wdrożeniowe były i są często realizowane przez dostawców zewnętrznych jednak trudno w tym przypadku mówić o pełnym outsourcingu całego procesu. Ludzie to strategiczny zasób praktycznie każdej organizacji i dominuje przekonanie, że nie wolno pozbywać się decydującego wpływu na ten aspekt rzeczywistości organizacyjnej.

Taki stan rzeczy ulega jednak zmianie. Po pierwsze rozwój narzędzi IT powoduje, że wiele rozwiązań z obszaru ZZL może być organizowanych i zarządzanych zdalnie. Możemy mieć dostęp nie tylko do danych naszych pracowników czy informacji dotyczących przebiegu ich pracy, lecz właściwie z dowolnego miejsca uruchamiać proces rekrutacji, dokonywać oceny kompetencji czy monitorować wskaźniki efektywności. Nawet szkolenia mogą być realizowane bez bezpośredniego kontaktu między szkolącym a uczestnikiem. Po drugie profesjonalne zasoby wiedzy i narzędzi ZZL stały się na tyle dostępne, że często niepotrzebny nam jest pośrednik w postaci dodatkowego pracownika HR. Dzięki zdalnym narzędziom przedstawiciele kadry menedżerskiej sami mogą równie skutecznie jak specjaliści HR realizować wiele przedsięwzięć. Jeśli na przykład chcę zaplanować szkolenia swoich pracowników to z łatwością mogę dokonać oceny ich kompetencji i znaleźć takich dostawców, jakich tylko sobie wymyślę. Po trzecie wreszcie względem specjalistów HR zaczynamy mieć nieco sprzeczne oczekiwania: chcemy, aby byli ekspertami w różnych dziedzinach ZZL a jednocześnie świetnie rozumieli sam biznes. Jak wynika z wcześniej przytoczonych badań niewiele osób jest w stanie sprostać takim oczekiwaniom. Wiele organizacji z tego właśnie powodu buduje sieć HR Business Partnerów, bardziej powiązanych z poszczególnymi obszarami biznesu. Tyle tylko, że jest to nadal trudne: znać się np. zarówno na ubezpieczeniach jak i na konstrukcji testów kompetencyjnych, czy badaniu satysfakcji pracowników to olbrzymie wyzwanie dla każdego. W praktyce oznacza to, że i tak od czasu do czasu musimy angażować zewnętrznych ekspertów do konkretnych przedsięwzięć.

A co jeśli znajdziemy rozwiązanie łączące te trzy wątki: bardzo dobrą platformą IT, doskonałe narzędzia i opracowania oraz dostęp do grupy wysokiej klasy ekspertów ZZL, których jednak nie musimy zatrudniać? Jeśli dobrze przyjrzymy się temu co mamy dostępne na rynku, to okaże się, że wszystkie te trzy elementy są już obecne. Kwestią czasu wydaj się ich połączenie i wykorzystanie w firmach.

W ten sposób możemy kształtować podstawy dla pełnego outsourcingu funkcji personalnych.

rys1

Rys. Elementy składowe kompleksowego outsourcingu procesów HR

Okazuje się, ze tego typu rozwiązania już zaczęły się pojawiać i powoli zyskują coraz większą popularność. Na razie tak się dzieje głównie w USA i kilku innych krajach jednak nie ma wątpliwości, że także w Polsce spotkamy się z takimi możliwościami. W USA z różnych form outsourcingu funkcji personalnych korzysta – w zależności od stanu – od 5 do prawie 20% firm, szczególnie tych, które w Polsce zaliczylibyśmy do grona MŚP. Kompleksowy outsourcing funkcji personalnych oznacza, że oddajemy specjalistycznej firmie opiekę nad takimi procesami jak: opisy i wartościowanie stanowisk, rekrutację, szkolenia i rozwój, oceny, ścieżki karier, badanie satysfakcji i podobnych aspektów, monitoring efektywności etc.

rys2

Ryc. Podstawowe funkcje HR poddawane outsourcingowi

Okazuje się, że odpowiednio przygotowana platforma IT, sprawdzone opracowania i narzędzia HRM wraz ze wsparciem dedykowanych konsultantów umożliwiają prowadzenie wszystkich wymienionych wcześniej procesów na poziomie właściwie nieosiągalnym dla większości – szczególnie mniejszych i średnich firm. Coraz więcej ekspertów ZZL jest przekonana, że będzie to jeden z głównych trendów praktycznego rozwoju tej dziedziny.

Zastanówmy się krótko, jakie korzyści możemy mieć z tego typu rozwiązaniu:

  • Możliwość wykorzystania najlepszych narzędzi i rozwiązań do zarządzania ZZL
  • Natychmiastowy dostęp do dowolnych funkcjonalności
  • Brak konieczności zakupu drogich systemów IT – to usługodawca powinien mieć takie narzędzie
  • Współpraca z najlepszymi dostępnymi na rynku ekspertami HR
  • Brak konieczności zatrudniania i rozwoju własnych specjalistów HR
  • Wsparcie w dostosowaniu działań ZZL do strategii organizacji
  • Bieżący monitoring wszystkich procesów ZZL – pełen dostęp do informacji nt. pracowników 24/7
  • Usystematyzowanie wiedzy na temat struktury firmy, ludzi i ich potencjału, kosztów
  • Dostęp do dodatkowych opracowań edukacyjnych
  • Optymalizacja kosztów ZZL – minimalizacja zakupów dodatkowych usług specjalistycznych
  • Możliwość koncentracji na rozwoju firmy w pozostałych obszarach – oszczędność czasu, energii i działań członków zarządu i menedżerów, którzy dotychczas musieli poświęcać swój czas na w/w działania

Oczywiście pełen outsourcing funkcji personalnych niesie za sobą pewne ryzyka:

  • Uzależnienie od jednego dostawcy / partnera z obszarze ZZL
  • Proceduralizacja procesów ZZL – często trudna w odniesieniu do luźno zorganizowanych, np. rodzinnych organizacji
  • Stałe koszty – najczęściej umowy outsourcingu dotycząc okresów nie krótszych niż 12 miesięcy
  • Brak dostatecznego dopasowania oferowanych rozwiązań do organizacji
  • Brak wykształcenia własnych specjalistów HR
  • Trudność w realizacji niestandardowych, nowatorskich przedsięwzięć HR
  • Duża odpowiedzialność po stronie zewnętrznej firmy i konsultanta

To są ryzyka a nie konieczne wady omawianego rozwiązania. Wszystko jak zwykle zależy od zdrowego rozsądku. Najpierw warto się zastanowić czy to rozwiązanie ma szanse sprawdzić się w odniesieniu do własnej organizacji. Jeśli tak to należy poszukać dostawcy takich rozwiązań, które najpełniej odpowiadają naszym oczekiwaniom. To, że będziemy mieli coraz większe możliwości wyboru wśród różnych dostawców tego typu usług właściwie nie ulega większym wątpliwościom.

Grzegorz Filipowicz

Business Partner

ForFuture