standard Faktury korygujące – zmiany w 2014 r.

Bieżący rok przyniósł spore zmiany w zakresie fakturowania transakcji kupna – sprzedaży oraz obowiązków wynikających z terminów na nich ujętych. Nie inaczej jest w przypadku dokumentów korygujących, z których wystawianiem wiąże się praktykowanie przestarzałych procedur. Czym różni się faktura korekta od noty korygującej i jakie informacje powinny zostać zawarte na obu dokumentach?

Rodzaje dokumentów korygujących

Istnieją dwie formy poprawiania błędów na dokumentach. Są to faktura korekta oraz nota korygująca. Pierwsza z nich jest dowodem, za pomocą którego mogą zostać dokonane zarówno drobne zmiany w zakresie wpisania błędnych danych stron wymiany handlowej, jak i liczbowe oraz wartościowe dane z faktury pierwotnej, w tym również kwoty podatku. Do wystawienia tego typu dokumentu upoważniony jest jedynie sprzedawca, w przypadku więc gdy błąd zauważy nabywca, powinien zwrócić się do kontrahenta z prośbą o wystawienie korekty. Podstawową różnicą między fakturą korektą a notą jest możliwość poprawiania błędów wartościowych – nota takowej nie posiada. Jest to dokument sporządzany przez nabywcę w momencie zauważenia drobnych błędów wynikających z niepoprawnych danych czy niewłaściwego ponumerowania towarów. Wymagania dotyczące obowiązkowych danych na fakturze korygującej uległy zmianie. Nie jest już koniecznym zawieranie treści pierwotnej faktury korygowanej, wystarczą tylko niektóre dane – informacje wskazujące jakiego towaru dotyczy korekta, określenie stron wymiany handlowej, data sprzedaży oraz nazwa towaru. Nota korygująca musi zawierać w sobie treść oryginalną oraz poprawioną – w jej przypadku nie zastosowano uproszczenia.

Zasadność wystawiania dokumentów

Przyczyny zaistnienia konieczności wystawienia faktury korygującej mogą być rożne – poczynając od stosowania błędnych cen odpowiednio zawyżających lub zaniżających wartość dowodu, błędne zapisy podstawy, stawki oraz kwoty VAT, zwrot towarów, a także zwrot całości lub części zapłaty. Do roku 2013 obowiązek ujmowania przyczyny wystawienia faktury korekty istniał tylko wówczas, gdy dokument zmniejszał kwotę podatku VAT. Od bieżącego roku obowiązek ten ciąży na wszystkich sprzedających, bez względu na kwotę obciążenia po skorygowaniu.

Potwierdzenie odbioru i podpis

Długoletnia praktyka księgowa prowadzona przez wiele firm rozliczeniowych oraz biur rachunkowych spowodowała, że za jedyne poprawne postępowanie stosowane w odniesieniu do faktury korygującej uważa się podpisanie jej zarówno przez nabywcę, jak i sprzedawcę. Okazuje się to nieprawdą – dokumenty nanoszące poprawki nie wymagają podpisów. Gdyby było inaczej, faktury te nie mogłyby być przesyłane drogą elektroniczną. Odrębną kwestią jest potwierdzenie odbioru faktury korekty, które najczęściej jest dokumentowane podpisem. Wymagane jest ono tylko wówczas, gdy korekta powoduje zmniejszenie podatku VAT. W sytuacji, kiedy podatnik pomimo udokumentowanej próby doręczenia faktury nie otrzymał jej potwierdzenia oraz jeśli nabywca towarów posiada wiedzę o poprawnie przeprowadzonej transakcji, z zastosowaniem danych z korekty, potwierdzenie odbioru przez stronę nabywającą nie jest konieczne.

Termin wystawienia

Legislator nie ustanowił wprost terminów, w jakim powinna zostać wystawiona faktura korygująca. Jednak dostępne orzecznictwa i decyzje w sprawie działań gospodarczych jasno określają, że osoba uprawniona jest zobowiązana do wystawienia takowego dokumentu niezwłocznie po zauważeniu błędów czy nieprawidłowości , które wystąpiły na oryginale. Można by stwierdzić, że brak ścisłego określenia terminów stać się może przyczyną wielu niepoprawnych działań stosowanych ze strony podatnika oraz stanowić zachętę do manipulowania terminami. Nic bardziej mylnego – podatnik nadal jest ograniczony terminami przedawnienia, co oznacza, że nie ma możliwości korygowania zaległych obciążeń podatkowych. Tak więc, faktura korygująca zaistniałe omyłki powinna zostać wystawiona w terminie nieprzekraczającym 5 lat, licząc od końcu roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Faktury zbiorcze

Podmiotom prowadzącym działalność gospodarczą w zakresie sprzedaży towarów czy usług, a dokładniej działom lub jednostkom, które zajmują się regulowaniem ich rachunkowo – podatkowych zobowiązań, nie jest obce sporządzanie zbiorczych faktur korygujących. Dokumenty te, dotyczące upustów rocznych, wystawiane są po zakończeniu roku kalendarzowego dla grupy korekt zawierających nieprawidłowości. Zmiany roku 2014 dotyczą formy wystawiania zbiorczych faktur korygujących. Jak wskazuje zaktualizowana ustawa o podatku od towarów i usług, w sytuacji, kiedy podatnik udziela upustu cenowego lub rabatu w stosunku do wszystkich dostaw dostarczanych do jednego kontrahenta, faktura, oprócz wyżej wymienionych informacji, powinna zawierać także dokładne określenie terminów, jakich dotyczą udzielane rabaty. Nie muszą zaś być ujęte dane określone w art. 106 e ust. 1 pkt 5 i 6 ustawy o podatku od towarów i usług, czyli numer podatnika stosowany do identyfikacji, daty dokonania dostawy oraz nazwy towarów, których korekta dotyczy. Podsumowując, od bieżącego roku faktury korygujące powinny zwierać informacje dotyczące numeru dokumentów korygowanych, daty ich wystawienia, a także określenie okresu, jakiego faktura ma dotyczyć.