standard Kilometrówka, czyli faktyczny przebieg pojazdu

W 2014 roku ustawodawca wprowadził wiele zmian w obszarze środków trwałych, jakimi są samochody firmowe. Nowe regulacje nie objęły jednak rozliczania przebiegu pojazdów. Nie zmieniły się również stawki za przejechany 1 km w ramach tzw. kilometrówki. Od 2002 roku pozostają one na niezmiennym poziomie, mimo że koszty eksploatacji pojazdów znacząco wzrosły od tego czasu.

Rozliczenie przebiegu pojazdu następuje, gdy pracownik wykorzystuje swój prywatny środek transportu w celach służbowych. Na wysokość stawki stosowanej do rozliczenia kosztów poniesionych przez pracownika mają wpływ nie tylko przejechane kilometry, ale również pojemność silnika pojazdu czy też lokalizacja, w obrębie której pracownik się przemieszcza.

Dwa sposoby na rozliczanie przejazdów

 

Wypłacając należne pracownikowi kwoty z tytułu użytkowania prywatnego pojazdu w celach służbowych, pracodawca może wybrać jeden z dwóch sposób, do których należy:

  • ryczałt pieniężny,
  • faktyczny przebieg pojazdu, czyli tzw. kilometrówka.

Kilometrówka – na czym polega?

 

Metoda ta polega na rozliczeniu rzeczywiście przejechanych kilometrów pojazdem, który nie jest wpisany do ewidencji środków trwałych danej firmy. Kwota kilometrówki ustalana jest na podstawie iloczynu faktycznego przebiegu i ustalonej w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury stawki za 1 km. Rozporządzenie to zawiera limity kilometrówki, które uzależnione są od rodzaju wykorzystywanego pojazdu. Obejmuje ono:

– samochody osobowe o pojemności silnika do 900 cm3dla których stawka za 1 km wynosi 0,5214 zł,

– samochody osobowe o pojemności silnika powyżej 900 cm3 dla których ustalono stawkę w wysokości 0,8358 zł,

– motocykle ze stawką 0,2302 zł,

– motorowery dla których stawka wynosi 0,1382 zł.

Przyjmując, że zgodnie z ewidencją prowadzoną przez pracownika, w ciągu dwóch tygodni przejechał on 300 km (korzystał z samochodu osobowego o pojemności silnika 1,6 cm3) zwrócona kwota w ramach kilometrówki wyniosła 250,74 zł.

Ciekawe wykorzystanie kilometrówki dotyczy samochodów wynajętych. Czynsz z tytułu ich wynajęcia w całości stanowi koszty uzyskania przychodów. Natomiast wydatki eksploatacyjne, w tym zakup paliwa, przeliczane są w ramach kilometrówki.

Ewidencja przebiegu pojazdów – co powinna zawierać?

 

Stosując kilometrówkę, w odróżnieniu od ryczałtu, należy sporządzać comiesięczną ewidencję przebiegu. Powinna ona zawierać następujące elementy:

– dane osobowe osoby użytkującej pojazd (imię, nazwisko, adres zamieszkania),

– numer rejestracyjny środka transportu,

-pojemność silnika,

– informacje odnośnie przebytych tras (opis trasy, miejsce wyjazdu, miejsce powrotu, datę i cel każdego wyjazdy),

– liczbę rzeczywiście przejechanych kilometrów,

– stawkę za 1 km,

– kwotę, jaką pracodawca powinien zwrócić (wynika z iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za 1 km),

– dane podatnika (pracodawcy)

– podpis podatnika.

Co nie wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu?

 

Kilometrówka nie znajduje zastosowania w przypadku samochodów leasingowych, bez względu na to czy jest to leasing operacyjny czy finansowy. Co do zasady, wydatki związane z tymi samochodami zwiększają koszty uzyskania przychodów.

A co w przypadku wydatków towarzyszących użytkowaniu samochodu?

 

W czasie podróży służbowych pracownik ponosi zazwyczaj wydatki związane z opłatami parkingowymi czy też z przejazdami autostradą, za które pracodawca jest zobligowany zwrócić kwoty wynikające z rachunków/faktur. Z punktu podatkowego nie stanowią one kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku, gdy kilometrówka wynosi przykładowo 501,48 zł (600 km przejechanych samochodem o pojemności silnika 1,6 cm3), a opłata za parking 50 zł netto (plus 11,5 zł VAT), pracodawca powinien zwrócić pracownikowi całość poniesionych wydatków w wysokości 562,98 zł. Koszt podróży służbowej będzie wynosić zatem 551,48 zł (bez VAT), natomiast do KUP zostanie zakwalifikowane wyłącznie 501,48 zł.

Konsekwencje podatkowe dla pracodawcy i pracownika

 

Co istotne, pracodawca ma prawo wypłacić pracownikowi wyższą kwotę niż wskazuje na to limit kilometrówki. Jednak tylko jej maksymalna wysokość, ustalona w rozporządzeniu, będzie stanowić koszty uzyskania przychodów – ewentualna nadwyżka nie jest KUP. Należy mieć jednak na uwadze, że zaliczenie wydatków poniesionych na podróże pracownika samochodem prywatnym jest możliwe, gdy ewidencja przebiegu jest prowadzona w rzetelny sposób.

Zwracane kwoty także dla pracownika powodują powstanie konsekwencji podatkowych, gdyż są one traktowane jako przychód w całości podlegający opodatkowaniu. Przychód rozpoznawany jest w pełnej wysokości otrzymanych kwot – limity w tym przypadku nie mają znaczenia. Ustawodawca wskazał jednak na wyjątki, przy których nie zachodzi konieczność odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy z tytułu otrzymanego ryczałtu. Podlegają nim osoby pracują jako listonosze czy też pracownicy służby leśnej.

Od kilometrówki i ryczałtu należy odprowadzić składki na ubezpieczenie społeczne, ale tylko wtedy, gdy wypłacone kwoty przewyższają wskazane w rozporządzeniu limity. Składki odliczane są zatem od kwoty nadwyżki.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury, pracodawca nie jest zobligowany do zwrócenie pracownikowi kosztów za poniesione wydatki eksploatacyjne (np. wymiany opon), chyba, że zawarta pomiędzy nimi stanowi inaczej.

Warto pamiętać, że ryczał bądź kilometrówka stosowane są wyłącznie do jazd lokalnych. W sytuacji, gdy pracownik wyjeżdża poza miejsce pracy, koszty związane z tym wyjazdem rozliczane są jako podróże służbowe.