standard Nietypowe dowody księgowe

Podstawę ewidencji zaistniałych zdarzeń gospodarczych stanowią faktury VAT lub rachunki. Obrazują one przebieg transakcji powstałych w wyniku nawiązanej współpracy z kontrahentami. Informacje na nich zawarte stanowią podstawę do określania wartości aktywów oraz pasywów, są bazą do oszacowania zobowiązań podatkowych, a także pozwalają jednostce odpowiednio ująć oraz zewidencjonować koszty. Co jednak w sytuacji, kiedy wystąpił koszt, ale nie został udokumentowany fakturą?

Dowody wewnętrzne

W każdym przedsiębiorstwie występują takie zdarzenia gospodarcze, które nie są udokumentowane fakturą lub rachunkiem. Zdarza się, że jednostka musi wstawiać własne potwierdzenia, które odzwierciedlają zaistniałe zdarzenia. W przypadku podmiotów prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów są nimi dowody wewnętrzne. Nie stanowią one jednak same w sobie podstawą do zaksięgowania operacji – muszą występować w połączeniu z dokumentem na podstawie, którego zostały sporządzone. Do kosztów ujmowanych w ten sposób zalicza się:

  • opłaty skarbowe i notarialne;
  • parkingi, przejazdy autostradą;
  • wydatki poniesione w związku z opłatą mediów: czynszu, prądu, wody, gazu, telefonu, ogrzewani. Warunkiem jest jednak, by opłaty te zostały faktycznie uregulowane;
  • materiały dodatkowe, np. służące do prawidłowego przebiegu pracy biurowej.

Warto pamiętać, by w przypadku prowadzenia działalności tylko w części wskazanego lokum, dokonać procentowego obliczenia wartości rachunków za media, które faktycznie należy zapłacić. W sytuacji kiedy np. podmiot prowadzi działalność w miejscu zamieszkania i zajmuje dwa pomieszczenia, co stanowi 25% powierzchni lokalu, powinien on naliczyć i zapłacić jedynie 25% wartości rachunku.

Bilety jednorazowe

Prowadzenie działalności wiąże się z zawieraniem kontaktów i nawiązywaniem współpracy z podmiotami oddalonymi niekiedy nawet o kilkaset km od kontrahenta. Rodzi to potrzebę przemieszczania się samochodem lub komunikacją publiczną. O ile pierwszy sposób jest dość kłopotliwy ze względu na czas trwania podróży oraz obowiązek prowadzenia ewidencji przejechanych km, o tyle przemieszczanie się komunikacją ogólnodostępną zaoszczędza czas oraz pieniądze. Udokumentowanie takie przejazdu biletem, może być traktowane jako faktura VAT, w sytuacji kiedy zawiera on poniższe elementy:

  • dane sprzedawcy oraz jego numer służący do identyfikacji podatkowej;
  • numer biletu;
  • datę wystawienia;
  • odległość pomiędzy stacją początkową i końcową podróży;
  • kwotę podatku oraz wartość biletu.

Warto jednak wspomnieć, że odległość powinna być większa niż 50 km, ponieważ krótsze odcinki wymagają skrupulatnego tłumaczenia zasadności ewidencji dokumentu. Pod pojęciem komunikacji publicznej legislator rozumie przejazdy kolejami torowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi, samolotami oraz śmigłowcami.

Dokument spełniający wszystkie z wymienionych warunków i zawierający określone elementy może być bezpośrednio ewidencjonowany w KPiR. Jeśli nie spełnia wszelkich wymogów należy sporządzić dowód wewnętrzny. W wielu biurach rachunkowych praktykowane jest sporządzanie dowodów do każdego, nawet poprawnie wystawionego biletu.

Opłaty parkingowe oraz koszt przejazdu autostradą

Opłaty ponoszone w związku z korzystaniem z usług parkingowych mogą zostać zaliczone do kosztów, w oparciu o wystawienie dokumentu wewnętrznego. Aby bilet parkingowy był rzetelny, powinien przede wszystkim być czytelny. Ważnym jest, aby zawierał datę i podpis osoby, która poniosła wydatek.

Przejazdy płatną autostradą również nie są dokumentowane fakturą VAT. Z rachunkowego punktu widzenia można jednak kwit potwierdzający uiszczeni opłaty potraktować jako taką i zaksięgować ją bezpośrednio w księdze. Dokument musi jednak zawierać numer służący do identyfikacji podatkowej sprzedawcy, numer dokumentu wraz z datą jego wystawienia, informacje wskazujące gdzie przejazd miał miejsce (nazwa autostrady), kwotę podatku VAT, a także wartość brutto.

Jeśli którykolwiek z wymienionych elementów nie zostanie zawarty, wówczas należy postępować tak, jak w przypadku niekompletnego biletu komunikacji publicznej (ewidencja na podstawie dowodu wewnętrznego).

Fundusz Pracy

Składkę na Fundusz Pracy ustala się na podstawie kwot, od których naliczane są składki na ubezpieczenia społeczne, wynoszących odpowiednio: co najmniej minimalne wynagrodzenie wynikające ze stosunku pracy, nie mniej niż 80 % minimalnego wynagrodzenia w przypadku osób pracujących krócej niż rok oraz co najmniej połowę minimalnego wynagrodzenia w przypadku osób pracujących podczas odbywanej kary pozbawienia lub ograniczenia wolności. W przypadku, kiedy podstawa ta jest niższa, składki na Fundusz Pracy nie nalicza się. Wartość tej opłaty ustalana jest odgórnie i stanowi 2,45% podstawy, a podmiotem odpowiedzialnym za regulowanie jej jest pracodawca.

Składka ta również jest ewidencjonowana w księdze przychodów i rozchodów w oparciu o sporządzony dowód wewnętrzny.

Amortyzacja

Sporną jest kwestia amortyzacji. Wielu praktyków rachunkowości uważa, że taki proces utraty wartości majątku nie powinien być księgowany na podstawie generowanych przez jednostkę dowodów księgowych. Jednak w wielu biurach rachunkowych stosuje się taką metodę. Wprowadzona wartość środka amortyzowanego do programu księgowego co miesiąc generuje wartość umorzenia w formie dowodu wewnętrznego, stanowiącego podstawę wpisu do KPiR.