standard Nietypowe załączniki do faktur 2

Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z wystawianiem, otrzymywaniem oraz przechowywaniem niezliczonej ilości dokumentów odzwierciedlających zaistniałe operacje w jednostce. Podstawowym dowodem tego typu jest faktura wystawiana za sprzedane lub otrzymane towary czy usługi. Zdarza się, że zamiast pojedynczej kartki przedsiębiorca otrzymuje plik pism – często jednak nie wie, jaką rolę one pełnią, czy ich przechowywanie jest konieczne oraz czy koniecznym jest przekazanie ich do jednostki zajmującej się ewidencją księgową przedsiębiorstwa.

Nota księgowa

Istnieją operacje gospodarcze, które nie podlegają opodatkowaniu VAT. W jaki sposób więc udokumentować je, pamiętając przy tym, że z ich tytułu nie zostaje naliczona kwota podatku? Do tego typu transakcji służy nota księgowa. Sporządzana jest najczęściej wówczas, gdy:

  • kontrahent nie uregulował płatności w określonym czasie – nota zawiera naliczoną karę za niewywiązanie się ze zobowiązania;
  • strona umowy nie dotrzymała jej warunków – dokument opiewa na wartość kary umownej;
  • w przeszłości zostały wystawione dokumenty księgowe zawierające błędy.

Wzór noty księgowej nie jest wprost uregulowany przepisami prawa. Ustawa o rachunkowości odnosi się jedynie do obowiązkowych elementów dokumentów służących jako dowody księgowe, a nota takim właśnie może być. Wywnioskować więc można, że w takim piśmie powinny zostać zawarte między innymi informacje na temat: rodzaju dokumentu oraz jego numeru, stron zdarzenia gospodarczego, opisu czego dokument dotyczy wraz z podaniem wartości do uregulowania, daty operacji gospodarczej oraz wystawienia dokumentu, a także podpis wystawcy Dodatkowo, wraz z ewidencją w księgach, pismo powinno zostać zadekretowane oraz podpisane przez osobę upoważnioną.

Dokument, jak jest to stosowane w praktyce w odniesieniu do dokumentów funkcjonujących w obrocie gospodarczym, sporządzany jest w dwóch jednobrzmiących wersjach, po jednaj dla każdej ze stron.

W praktyce wyróżnia się trzy rodzaje not księgowych. Nota obciążeniowa, określana również jako debetowa, sporządzana jest wraz z nałożeniem na kontrahenta kary umownej, czyli obciążeń za nieterminowe wywiązanie się ze zobowiązań lub wykonanie prac niezgodnie z zapisem w umowie. Uznaje się również, że może stanowić udokumentowanie wpłaconej kaucji.

Nota uznaniowa jest przeciwieństwem wcześniej opisanej i wystawiana jest gdy zostaje umorzona określona część długu – zastosowanie znajduje w przypadku zwrotu towarów czy też udzielenia rabatu cenowego. Ostatnim rodzajem jest nota obciążeniowo – uznaniowa, która stanowi jednoczesne nałożenie kary oraz skorygowanie zbyt wysoko naliczonej w przeszłości kwoty lub naliczenie rabatu.

Wydanie zewnętrzne

Dokument, określany skrótowo jako wz, stanowi nieodłączny element transakcji gospodarczej, która opiera się na wydaniu towarów z magazynu. W związku z tym, że ilość dóbr wyprodukowanych oraz sprzedanych wynikająca z prowadzonej dokumentacji musi zgadzać się ze stanem faktycznym, nie może zdarzyć się tak, że towar z punktu składu zostanie sprzedany, a nie zostanie po tym ślad w odpowiednich dokumentach.

Wydanie zewnętrzne zawiera podstawowe informacje na temat artykułów dostarczonych do odbiorcy – są to między innymi: nazwa towaru, kod, ilość, cena, wartość, datę wystawienia, numer magazynowy, dane odbiorcy, podpis wystawcy, informacje dotyczące środka transportu, jakim artykuły zostaną dowiezione do miejsca docelowego.

Rozchód wewnętrzny

Każda jednostka posiada zasób artykułów wykorzystywanych na własne potrzeby – przykładem mogą być żarówki wymieniane wraz z zaistniałą potrzebą. Jak jednak pobrać taką żarówkę by ilość rzeczywista pokrywała się z ewidencją? Do tego służy dokument rozchodu wewnętrznego. Obejmuje on również wypożyczenia z magazynu czy przekazanie materiałów do działu produkcyjnego. Dokument ten zawiera między innymi: nazwę wydziału (lub działu), datę, informacje skąd dokąd jest przetransportowany towar, numer bieżący i magazynowy, nazwę wydanego towaru, ilość, cenę, wartość oraz podpis sporządzającego dokument.

Przesunięcie międzymagazynowe

Jak wskazuje nazwa, dokument opracowywany jest wówczas, gdy następuje zmiana położenia towarów w obrębie magazynów należących do przedsiębiorstwa. Pozwala on na uporządkowanie wiedzy w zakresie położenia posiadanych towarów. Jeśli nie zostało zastrzeżone inaczej w polityce rachunkowości przyjętej w jednostce, w celu zmniejszenia ilości dokumentów przesunięć, dopuszcza się możliwość sporządzenia zbiorczego pisma na koniec okresu rozliczeniowego.

Warto wspomnieć, że pismo takie powinno zawierać informacje podobne, jak we wcześniej opisywanych przykładach, którymi są: dyspozycja, miejsce dotychczasowego pobytu oraz miejsce docelowe, numery magazynowe przyjmującego oraz przekazującego, indeks towaru, jego nazwę, ilość zadysponowaną oraz przyjętą, cenę, wartość, podpis sporządzającego dokument, wydającego i przyjmującego towar. Należy pamiętać, że przesunięcie międzymagazynowe nie stanowi potwierdzenia transakcji handlowej, dlatego też nie rodzi obowiązku podatkowego, tak jak sprzedaż czy kupno dóbr i usług.

Okazuje się, że liczba dokumentów pozwalających na kontrolowanie zmian zachodzących w związku z zawieranymi wymianami handlowymi jest imponująca, a każdy z nich stanowi ważną podstawę do ewidencjonowania. Wymienione pisma stanowią tylko niewielką część zbioru druków, do których wypełnienia przedsiębiorcy zostali zobligowani na mocy obowiązującego prawa. Sporządzając więc lub otrzymując takie dokumenty warto skonsultować się z jednostką zajmującą się ewidencją księgową danego przedsiębiorstwa, aby nie zagubić ważnego pisma.

Źródła:

1. http://aktyprawne.poznajpodatki.pl/inne-ustawy/ustawa-o-rachunkowosci-2013/

2. http://www.portalfk.pl/nowosci/kary—noty-obciazeniowe-i-noty-odsetkowe-242046

3. http://poradnik.wfirma.pl/-rw-rozchod-wewnetrzny-wzor-z-omowieniem

4. http://ksiegowosc.infor.pl/rachunkowosc/ewidencja-ksiegowa/103419,Jak-dokumentowac-i-rozliczac-przesuniecia-miedzymagazynowe.html