standard Nietypowe załączniki do faktur

Przedsiębiorcy mają często do czynienia z dokumentami, których nazwa mówi im niewiele, a kwestia przydatności jest wątpliwa. To, czy pismo jest istotne i dla kogo, reguluje polityka rachunkowości przyjęta w polskim prawie. Warto więc zapoznać się z przykładowymi dokumentami wystawianymi lub otrzymywanymi w wyniku zawieranych transakcji.

Przyjęcie z zewnątrz

Dokument zaliczany jest do pism potwierdzających przyjęcie towarów przez jednostkę. Może oznaczać zarówno przyjęcie artykułów nabytych w drodze kupna od kontrahenta, jak i zmianę położenia towarów wynikającą z przemieszczenia ich w ramach powierzchni hal magazynowych należących do jednostki. Głównym zadaniem pisma jest umożliwienie kontrolowania położenia materiałów przedsiębiorstwa oraz sprawne zarządzanie i dysponowanie towarem zakupionym. Należy pamiętać, że jedną z podstawowych zasad sprawnego administrowania jednostką oraz rzetelnego prowadzenia ewidencji księgowej jest zgodność między stanem rzeczywistym, a istniejącym w dokumentacji. Przyjęcie z zewnątrz stanowi więc dokument księgowy jednostki, nie generuje płatności, a jedynie zmiany rzeczowe w jednostce. Warto wspomnieć, że niepełni takiej roli w przypadku podmiotów prowadzących małą działalności i ewidencjonujących w Podatkowej Książce Przychodów i Rozchodów.

Sporządzenie dokumentu odbywa się na podstawie pisma przewodniego, jakim jest faktura lub wydanie zewnętrzne dostawcy. Opracowany druk powinien zawierać między innymi: numer dokumentu, numer magazynowy, datę wystawienia, informacje na temat dostawcy i odbiorcy, numer i datę faktury – specyfikacji, datę otrzymania, dane o środku transportu, kod towaru, jego nazwę, ilość dostarczoną i przyjętą, cenę wraz z wartością, podpis upoważnionej do wystawienia dokumentu osoby, podpis dostawcy i odbierającego.

Przyjęcie wewnętrzne

Druk ten wydaje się być podobnym do wydania zewnętrznego – pojęcia różnią się jednak. Dzięki dokumentowi możliwy jest obrót towarami znajdującymi się na hali magazynowej, zwiększanie ich stanu czy przyjmowanie artykułów pochodzących z produkcji. Nie jest wymagane przy tym podawanie kontrahenta, od którego towar został nabyty.

Faktura zerująca

Stanowi kolejny istotny element ewidencji księgowej i, jak wskazuje nazwa, zeruje fakturę wystawioną, co stwarza możliwość wystawienia nowej faktury. Funkcje dokumentu wskazują na zbieżność z fakturą korygującą, często jednak przedsiębiorcy decydują się opracować fakturę zerującą. Wydawałoby się, że sposób jest jak najbardziej właściwy, ponieważ pozwala zniwelować pomyłki i opracować nowy, zgodny ze stanem faktycznym dokument. W rzeczywistości jednak praktyka taka jest negatywnie komentowana przez organy podatkowe.

Wystawienie korekty wiąże się z koniecznością opracowania niezgodności faktury pierwotnej, skonfrontowania ich ze stanem faktycznym oraz opracowaniem dokumentu zawierającego poprawki w danej pozycji. Chcąc uprościć tę procedurę, przedsiębiorcy wystawiają fakturę zerującą podstawowy dokument, czyli dokonują swoistego anulowania, po czym wystawiają nową fakturę, uwzględniająca już poprawne dane. Jest to kwestia sporna. Ustawodawca uznaje bowiem, że prowadzenie takiej praktyki powoduje zaburzenie ładu podatkowej strony przeprowadzonych w jednostce operacji gospodarczych. Przyjmuje się także, że poprawną reakcją na niezgodności jest opracowanie faktury lub noty korygującej.

Warto przy tym wspomnieć kiedy istnieje możliwość sporządzenia takich dokumentów. Fakturę korygującą opracowuje się wówczas, kiedy udzielenie rabatów lub zmiana ceny nastąpiły po wystawieniu faktury pierwotnej, został zauważony błąd w którejkolwiek pozycji lub też kiedy nastąpił zwrot przedpłat, zadatków lub innych form podlegających opodatkowaniu.

Rabat retrospektywny

Jest to dokument uwzględniający udzielony rabat, odnoszący się do zakupów dokonanych w danym okresie. Jego przyznanie następuje na zasadzie wynagrodzenia owocnej współpracy z kontrahentem – jest otrzymywany w momencie przekroczenia określonego obrotu. Terminologia ta występuje najczęściej w przypadku przedsiębiorstw o charakterze franczyzy.

Faktura VAT RR

Specyfika prowadzonej działalności wymaga od przedsiębiorców nawiązywania współpracy z przedstawicielami różnych branż – odmienne są wówczas także dokumenty potwierdzające takie transakcje. Jednym z nich jest faktura VAT RR, która stanowi udokumentowanie wymiany handlowej między podatnikiem VAT a rolnikiem ryczałtowym.

Odmienność dokumentu od innych faktur polega między innymi na wyznaczeniu strony zobowiązanej do jej sporządzenia. W przypadku faktury VAT RR jest nią podatnik VAT, mimo że sprzedającym jest rolnik. Warto zaznaczyć, że aby wystawić taki dokument muszą zostać spełnione trzy warunki: jedną ze stron musi być czynny płatnik VAT, drugą rolnik opodatkowany w formie ryczałtu, a towary lub usługi nabyte powinny być wymienione w załączniku do Ustawy o podatku od towarów i usług. W ich skład wchodzą: niektóre rośliny, zwierzęta żywe i produkty pochodzenia roślinnego, produkty gospodarki leśnej, ryby, minerały chemiczny służące do produkcji nawozów, mięso wieprzowe, usługi związane z rolnictwem, chowem zwierząt, leśnictwem lub rybołówstwem, a także wynajem i dzierżawa maszyn rolniczych nie wymagających obsługi.

Należy również przypomnieć jaki podmiot traktowany jest jako rolnik ryczałtowy. Jest to osoba, która zbywa własne produkty rolne lub świadczy usługi związane z rolnictwem, jest zwolniona z VAT na podstawie treści Ustawy o podatku od towarów i usług oraz nie podlega obowiązkowemu prowadzeniu ksiąg rachunkowych.

Źródła:

1. http://aktyprawne.poznajpodatki.pl/inne-ustawy/ustawa-o-rachunkowosci-2013/

2. http://www.iai-shop.com/erp/stock-control/supply.phtml

3. http://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat-akcyza/141125,Faktura-VAT-RR-kiedy-mozna-odliczyc-VAT.html

http://www.vat.pl/faktura_korygujaca_do_zera_komentarz_vat_interpretacje_4373.php