standard Audyt personalny i organizacyjny dla małych i średnich firm

Audyt w biznesie może obejmować analizę różnych obszarów funkcjonowania firmy – od finansów, przez procesy produkcyjne, organizację, personel po procedury zarządcze. W tym artykule skoncentrujemy się na audycie personalnym i organizacyjnym.

Powszechnie panuje przekonanie, że działania audytowe, mające na celu weryfikację funkcjonowania firmy (w różnych obszarach jej działania), są prowadzone głównie w dużych firmach. Projekty audytowe uchodzą za drogie, czasochłonne i wręcz niedostępne dla mniejszych firm. Nic bardziej mylnego – tego typu działania są w zasięgu firm zatrudniających od kilku do kilkudziesięciu pracowników. Nie wielkość firmy ma tu znaczenie, a zakres działań, który należy zrealizować w danym przedsiębiorstwie. Koszt audytu zwraca się średnio po 3,5 miesiącach od wdrożenia najważniejszych rekomendacji.

Od 25 lat rozkwita sektor przedsiębiorstw prywatnych. Niektóre z nich to prawdziwi giganci, zarówno w skali kraju, jak i rynków zagranicznych. Jednak znakomita większość to firmy małe i średniej wielkości, które znalazły swoje miejsce na rynku w ostatnich kilku lub kilkunastu latach. Przedsiębiorstwa te rozwijają swoją działalność, powiększają zakres oferowanych produktów i usług, zwiększają zatrudnienie, starają się zdobyć lepszą pozycję na rynku. Bardzo często zdarza się, że napotykają na swojej drodze problemy o charakterze organizacyjnym i kadrowym. Coraz częściej szefowie tych firm sięgają po fachowe wsparcie i korzystają z doświadczeń specjalistów. Pozwala to na uniknięcie wielu błędów w zarządzaniu, identyfikację słabych stron firmy i jednoczesną ich naprawę, poprzez wdrożenie rekomendowanych rozwiązań.

Zwiększając zatrudnienie kilkukrotnie, nie można zarządzać firmą w ten sam sposób. Rozszerzając działalność przedsiębiorstwa, wchodząc na rynki międzynarodowe, rozwijając sprzedaż poprzez nowe kanały, nie powinno się bazować na tych samych technikach zarządzania. Jest wiele przykładów, które pokazują, że rozwój organizacji wymusza zmiany technologii zarządzania. Terminu „technologia zarządzania” najlepiej oddaje złożoność procesów zarządczych oraz ich wzajemne powiązanie.

Wprowadzając zmiany do procesu zarządzania należy zdiagnozować obecną sytuacje i dobrać odpowiednie narzędzia zarządcze. Można to zrealizować poprzez zastosowanie audytu personalno- organizacyjnego.

Na co możemy liczyć realizując działania audytowe w naszej firmie? Innymi słowy, co może zweryfikować i usprawnić audyt personalno- organizacyjny?

Poniżej odniesiemy się zaledwie do kilku wybranych zagadnień, które mogą mieć istotne znaczenie dla skutecznego zarządzania i są jednocześnie przedmiotem analizy audytu personalno-organizacyjnego.

Opisy stanowisk, czyli obowiązki, zadania i miary efektywności pracownika

Opis Stanowiska Pracy – podstawowe narzędzie zarządzania kadrą. W wielu firmach jest to sztucznie funkcjonujący dokument, o którym wszyscy zapomnieli. Czy ważny jest tylko sam dokument i jego wyłączne funkcjonowanie w teczce personalnej? Nie. Istotne jest to, czy pracownicy firmy wiedzą, jakie są ich obowiązki, co jest miarą ich skuteczności, do kogo raportują oraz kilka innych parametrów odnoszących się do efektywności pracy. Jest to jedno z narzędzi zarządzania kadrą, które jest zbiorem zasad funkcjonowania na stanowisku pracy i pozwala na weryfikację efektów pracy. Brak jasno sprecyzowanych wymagań względem pracowników doprowadza do marnowania zasobów firmy (czasu i pieniędzy) oraz do rozpraszania odpowiedzialności. Każda firma powinna zbudować własne opisy stanowisk dopasowane ściśle do jej specyfiki. To narzędzie to punkt wyjścia do budowania kolejnych rozwiązań, mających na celu usprawnianie procesów zarządczych.

Raportowanie, czyli jak sprawdzać wyniki pracy i nie marnować czasu

Sprawnie działający system raportowania podwładnych do przełożonych to jeden z warunków skutecznego zarządzania. System raportowania powinien być dopasowany do specyfiki firmy i samych stanowisk pracy. Formy raportowe powinny być proste, a ich wypełnienie nie powinno zajmować więcej niż 10 minut tygodniowo. Raportowanie to sztuka podawania kluczowych informacji, które z jednej strony informują przełożonych o stopniu realizacji zadań, a z drugiej strony są informacją o efektywności pracownika. Ponadto raportowanie nie powinno umożliwiać zniekształcania rzeczywistości. System raportowania pozwala kadrze kierowniczej na zidentyfikowanie realnie wykonywanych czynności i osiąganych efektów przez podległych im pracowników.

Analiza procesu pracy na stanowisku

Jednym z podstawowych celów audytu jest zoptymalizowanie procesów pracy na stanowisku. Problemów może być wiele. Nierzadko zdarza się, że wiele stanowisk w firmie ma niedookreślony zakres obowiązków. Wykonywane czynności są powielane, a odpowiedzialność za realizowane zadania jest rozproszona, przez co obniża się wydajność oraz jakość realizowanych działań. Często też pracownicy nie znają celu swojego stanowiska pracy, co powoduje, że zamiast skupiać się na głównych celach, realizują szereg mało istotnych czynności, nieprowadzących do wymiernych efektów. Często diagnozowanym zjawiskiem, zarówno w administracji publicznej jak i w spółkach prywatnych, jest przerost zatrudnienia. Wielu pracowników jest niedociążonych pracą, ponieważ zakres realizowanych zadań jest zbyt mały, aby w pełni wykorzystać 8-godzinny dzień pracy. Skutkuje to skupianiem się na czynnościach niezwiązanych z powierzonymi obowiązkami. Zdarzają się także przypadki, że część pracowników ma zbyt dużą ilość zadań, przez co muszą zostawać w pracy po godzinach. Dlatego należy kontrolować obłożenie pracą, aby możliwie jak najefektywniej wykorzystać potencjał kadry.

Weryfikacja pracy działu sprzedaży

To jeden z kluczowych działów firmy. Mówiąc wprost, od wyniku pracy działu sprzedaży zależy, czy reszta firmy będzie miała co robić. Zdecydowana część polskich firm może uzyskiwać lepsze wyniki sprzedażowe. Sprawdzenie funkcjonowania działu handlowego zawsze generuje dużą ilość wniosków oraz rekomendacji. Pytanie, czy winny jest tylko trudny rynek? Istotnie nasz rynek nie należy do łatwych i w znacznym stopniu jest oparty o „politykę ceny” – jednak to nie jest cała prawda. Z naszych badań wynika, że ponad 25% wartościowych zapytań nie jest obsługiwanych przez działy handlowe (analiza na próbie 92 firm z różnych branż). Szefowie firm wręcz nie chcą wierzyć, że ich działy sprzedaży tak działają, dopóki nie widzą samych zapytań pozostawionych bez odpowiedzi na długie tygodnie. Weryfikacja wyników sprzedaży poszczególnych pracowników jest kluczowym elementem zarządzania działem handlowym.

Systemy motywacyjne

W wielu przedsiębiorstwach brakuje systemu motywacyjnego, który w skuteczny sposób oddziaływałby na zwiększenie zaangażowania pracowników. Częstym problemem jest brak procedur przyznawania benefitów (np. premii, pochwał, wyróżnień). Niejednokrotnie premie przyznawane są uznaniowo bez jasno określonych zasad lub jest ona stałym elementem wynagrodzenia, przez co pracownicy nie utożsamiają nagrody z efektami pracy. W konsekwencji prowadzi to do znacznego obniżenia skuteczności pracowników. Dlatego ważne jest, aby opracowany system motywacyjny był oparty o miary efektywności, z których wynikają określone korzyści dla pracowników oraz dostosowany do specyfiki firmy i działów. Prawidłowo opracowany system motywacyjny przynosi wymierne korzyści finansowe, zwiększa zaangażowania pracowników w wykonywane zadania, modeluje pożądane postaw i standardy jakości pracy w firmie, zwiększa samodyscyplinę pracowników oraz zmniejsza rotację kadry.

Weryfikacja kadry – czyli profile osobowe pracowników w odniesieniu do zajmowanego stanowiska

Sam audyt personalny jest z kolei źródłem informacji o profilach poszczególnych pracowników w których znajdują się informacje o mocnych i słabych stronach zatrudnionych osób, kompetencjach wymaganych na danym stanowisku, ocenach efektywności wykonywanych zadań, ocenach zachowań pracownika w określonych sytuacjach. Wnioski z audytu kompetencyjnego umożliwiają podejmowanie decyzji kadrowych związanych z możliwością awansowania pracownika, wysłania na szkolenie, poszerzenia lub zmniejszenia zakresu obowiązków, udzielenia upomnienie / nagany zwolnienia pracownika z pracy, itp.

Podwyższenie efektywności pracy, czyli cel działań audytowych

Przeprowadzenie audytu personalno – organizacyjnego pozwala na diagnozę dysfunkcji, wpływa na zwiększenie wydajności w pracy, umożliwia optymalizację kosztów prowadzenia działalności i przyczynia się do zwiększenia zysków firmy. Wszystkie działania i narzędzia związane z zarządzaniem personelem powinny być spójne oraz dostosowane do potrzeb i możliwości danej organizacji. Wzorowanie się nawet na najlepszych rozwiązaniach innych firm, jest nieskuteczne i może doprowadzić do odwrotnych skutków.

Kilka pytań, które zadaje sobie szef firmy, myśląc o skorzystaniu z tego typu usługi.

Jak szybko zwraca się koszt audytu personalno-organizacyjnego?

Z naszych analiz wynika, że koszt tego typu audytu zwraca się przeciętnie po 3,5 miesiącach od wdrożenia kluczowych rekomendacji wynikających z audytu.

Ile ja (Prezes, Dyrektor) będę musiał poświęcić czasu, aby się przygotować do takiego audytu?

Patrząc realnie – jest to kilka godzin. Dysponujemy doświadczeniem, które pozwala na sprawne określenie celów audytu razem z kadrą kierowniczą oraz dobranie odpowiednich narzędzi do realizacji projektu.

Na jak długo będę musiał wyłączyć pracowników z pracy?

Na około 2-5 godzin łącznie w zależności od zakresu działań audytowych.

W jakiej postaci dostanę wyniki takiego audytu?

Format wyników jest zbudowany tak, aby w przejrzysty sposób poinformować o wnioskach z audytu dotyczących zidentyfikowanych problemów oraz zarekomendować firmie zbiór rozwiązań w postaci adekwatnych działań.

Sławomir Wiśniewski

Dyrektor Zarządzający

Work & Business Solutions (W&BS)