standard Jak zwiększyć efektywność pracowników

Weryfikacja efektywności pracy poprzez przeprowadzenie audytu organizacyjnego jest jeszcze mało popularna w Polsce i niejednokrotnie niedoceniana. Często Kadra Zarządzająca nie zdaje sobie sprawy, że taka kontrola pozwala na diagnozę dysfunkcji, wpływa na zwiększenie wydajności, umożliwia optymalizację kosztów prowadzenia działalności i przyczynia się do zwiększenia zysków w firmie.

Przeprowadzając wiele projektów z zakresu weryfikacji efektywności pracy (m.in. w małych i średnich przedsiębiorstwach, jednostkach budżetowych), specjaliści Work & Business Solutions (W&BS) zauważyli, że potencjał zasobów posiadanych przez te organizacje nie jest w pełni wykorzystywany lub nie jest wystarczający przez co efektywność realizowanych działań spada. Na obniżenie wydajności pracy ma wpływ wiele czynników. Poniżej przedstawiamy niektóre z nich:

Nieskuteczne zarządzanie pracownikami

W wielu organizacjach kierownicy działów nieskutecznie delegują zadania, przydzielając je poszczególnym pracownikom bez uwzględnienia umiejętności, kompetencji i predyspozycji. Dużym błędem jest także nieegzekwowanie wykonania powierzonych obowiązków i słaba kontrola nad ich realizacją. Taki sposób zarządzania wpływa na brak poczucia odpowiedzialności za wykonywaną pracę oraz niską motywację do bardziej efektywnej realizacji obowiązków. Dlatego zasadna jest weryfikacja celów realizowanych przez dział oraz osoby zajmujące stanowiska kierownicze.

Brak oceny efektywności pracy

Niejednokrotnie w firmach brakuje procedur dotyczących oceniania pracowników. Podwładni nie otrzymują od kierowników informacji zwrotnych dotyczących realizowanych zadań. To sprawia, że pracownicy nie wiedzą czy prawidłowo wykonują powierzane obowiązki.  Są firmy, w których funkcjonuje system oceniania, ale często nie jest on dopasowany do organizacji. Elementy, które podlegają ocenie nie zawsze determinują efektywność na danym stanowisku. Problemy te najczęściej występują w organizacjach, które wprowadziły system ocen pracowniczych bez wsparcia osób doświadczonych w tym zakresie.

Nieefektywne motywowanie pracowników

Wiele firm nie posiada systemu motywacyjnego, który przyczyniałby się do zwiększenia zaangażowania pracowników. Niejednokrotnie brakuje procedur przyznawania benefitów (finansowych oraz pozafinansowych) lub niedopasowanie systemu do potrzeb pracowników. Sprawia to, że wśród zatrudnionych osób rośnie niezadowolenie i frustracja, a efektywność pracy maleje. Dlatego opracowując system motywacyjny należy połączyć cele biznesowe, oczekiwania pracowników oraz możliwości firmy.

Brak jasnego podziału obowiązków

Bardzo często zdarza się, że pracownicy mają niedookreślony zakres obowiązków oraz nie znają celu swojego stanowiska pracy. Sprawia to, że wykonywane czynności są dublowane, a odpowiedzialność za realizowane zadania jest rozproszona. Zamiast skupiać się na głównych zadaniach pracownicy wykonują szereg mało istotnych czynności, nieprowadzących do wymiernych efektów. Aby uniknąć takiej sytuacji należy opracować Opisy Stanowisk Pracy, które w jasny sposób będą określać cele, zadania, efekty pracy oraz zakresy odpowiedzialności dla wszystkich stanowisk.

Nierównomierne obłożenie pracą

Często zauważanym problemem wielu organizacji, jest przerost zatrudnienia. Pracownicy są niedociążeni pracą, a zakres realizowanych przez nich zadań jest zbyt mały aby w pełni efektywnie wykorzystać 8-godzinny dzień pracy. Powoduje to, że skupiają się na czynnościach które nie są związane z ich zakresem obowiązków (np. rozmowy towarzyskie, częste przerwy kawowe, surfowanie w Internecie). Bywa również, że pracownicy są przeciążeni pracą, mają zbyt wiele obowiązków, przez co konieczne jest zostawanie w pracy po godzinach. Dlatego aby jak najefektywniej wykorzystać potencjał zatrudnionych osób, należy kontrolować ich obłożenie pracą.

Nieokreślone procedury raportowania

W wielu firmach brakuje systemu raportowania dostosowanego do specyfiki danej jednostki. Sprawia to, że kierownicy nie wiedzą czym zajmują się ich podwładni, jakie efekty osiągają i ile czasu zajmują im dane czynności. Dlatego istotne jest, aby system raportowania był krótki, zrozumiały dla wszystkich pracowników i dostosowany do przedsiębiorstwa.

Efektywne zarządzanie

Wszystkie działania i narzędzia związane z zarządzaniem personelem powinny być spójne,  dostosowane do potrzeb i możliwości danej organizacji. Dlatego wzorowanie się nawet na najlepszych rozwiązaniach innych firm, jest nieskuteczne. System zarządzania personelem powinien być zbudowany przy udziale doświadczonych specjalistów, których oprócz wiedzy teoretycznej, charakteryzuje doświadczenie praktyczne w tym zakresie.

Zespół firmy doradczej W&BS