standard Zostań Ambasadorem Zarządzania Wiedzą

Ambasador Zarządzania Wiedzą to pierwszy w Polsce konkurs dla organizacji, które potrafią dzielić się najcenniejszym dziś zasobem. Na zwycięzcę czeka prestiżowy tytuł i możliwość zaprezentowania swojego rozwiązania przed szeroką publicznością. Konkurs jest zwieńczeniem realizowanego przez Orange Polska projektu „Światłowód Wiedzy źródłem motywacji do dzielenia się wiedzą ekspertów”.

Do 20 maja 2015 r. wszystkie firmy i organizacje doceniające wagę zarządzania wiedzą ekspercką, zachęcające swoich pracowników do wymieniania się ważnymi informacjami oraz budujące kulturę organizacyjną sprzyjającą rozwojowi kapitału intelektualnego, mogą zarejestrować się na stronie konkursu Ambasador Zarządzania Wiedzą (www.ambasadorzarzadzaniawiedza.pl) i zawalczyć o prestiżowy tytuł.

Wystarczy opisać, w jaki sposób firma sprzyja transferowi wiedzy. I wcale nie chodzi tu o przedstawianie skomplikowanych systemów, rozbudowanych aplikacji, czy szczegółowych procedur. Warto zgłaszać nawet najprostsze rozwiązania, jak np. sposób prowadzenia spotkań, nowe role dla pracowników czy wprowadzenie nietypowego, dodatkowego kanału przepływu informacji. Wystarczy zwykłe case study, które doprowadziło do konstruktywnego rozwiązania, zmiany w sposobie myślenia, które pomogły zarządzać wiedzą w firmie. Jeśli będą przydatne i warte pokazania innym, na pewno nie umkną uwadze komisji oceniającej. Sposób podania tej informacji nie jest bez znaczenia. Im ciekawiej, bardziej kreatywnie, tym lepiej. Dlatego mile widziane są zdjęcia lub krótkie filmy. Nie ma szans na długie epistoły. Formularz zgłoszeniowy wymusza syntetyczny opis.

Z nadesłanych zgłoszeń komisja wybierze pięciu finalistów konkursu. Podczas eksperckiej konferencji, która odbędzie się 11 czerwca w Reducie Banku Polskiego w Warszawie, laureaci opowiedzą o swoich rozwiązaniach, a jury wybierze spośród nich zwycięzcę. Publiczność także zagłosuje i wskaże swojego faworyta. Najlepsi zostaną uhonorowani podczas uroczystej gali wieńczącej konkurs i jednocześnie trwający od 2012 r. i realizowany przez Orange Polska projekt „Światłowód Wiedzy źródłem motywacji do dzielenia się wiedzą ekspertów”.

To efektywne zarządzanie wiedzą w największym stopniu decyduje w XXI wieku o tym, czy firma uzyska na rynku trwałą przewagę konkurencyjną. Kapitał intelektualny wielu firm wciąż pozostaje nieodkryty lub niedoceniony. Rezultatem jest marnowanie olbrzymich nakładów czasu i pracy na zdobywanie wiedzy, która jest w zasięgu ręki – tłumaczy ideę konkursu Dorota Jaksa Pliszka, kierownik projektu Światłowód Wiedzy. – Sami zastanawialiśmy się w Orange Polska, jak sensownie zagospodarować wiedzę naszych ekspertów. Oferowaliśmy im początkowo dedykowane programy rozwojowe, ale to nam nie wystarczało. Postanowiliśmy więc zabrać się do sprawy kompleksowo i tak powstał Światłowód Wiedzy.

Orange Polska udało nam się uzyskać dofinansowanie z funduszy europejskich na opracowanie narzędzi HR wspierających wymianę wiedzy. Firma od początku zakładała, że rozwiązania będą służyć nie tylko im, ale również innym organizacjom.

Prace nad Światłowodem Wiedzy rozpoczęto w pod koniec 2012 r. Wystartowano diagnozą problemu. Odbyła się ona w postaci badań ilościowych (ankiety) i jakościowych (wywiady) w 4 firmach z branży technologicznej. Dzięki tym działaniom doprecyzowano zakres projektu. Opracowano wstępne wersje narzędzi HR i IT do dzielenia się wiedzą oraz strategię ich wdrażania.

Choć Orange Polska jest firmą technologiczną, w Światłowodzie Wiedzy bardzo skupiono się na ludziach i ich motywacji. Początkowa diagnoza pokazała, że typowy ekspert wcale nie ma chęci wychodzić z inicjatywą w komunikacji wewnętrznej. Nie lubi też współpracować z innymi. Trudno z takim nastawieniem dzielić się wiedzą. Odpowiedzią na ten stan rzeczy było opracowanie narzędzi HR. Utworzono wzory ankiet, raportów i instrukcji, które pomagają określić zasady działania centrów wiedzy, metody rozwoju, aktywizacji i motywacji ekspertów, a także działania skłaniające ich do interakcji ze współpracownikami. Część z tych narzędzi HR służy również do prowadzenia grupowego procesu kreatywnego pozyskiwania pomysłów.

Narzędzia HR wspomagają dwa rozwiązania IT Pierwsze z nich, Wiedzomat, służy do gromadzenia wiedzy ekspertów i dzielenia się nią w całej organizacji. Tam „magazynowane” są materiały szkoleniowe i rozwojowe. Aplikacja posiada funkcje umożliwiające wymianę doświadczeń użytkowników i ekspertów. Daje możliwość pozyskania specjalistycznej i kompleksowej wiedzy z różnych obszarów tematycznych. Aby dowiedzieć się więcej o stosowanym w firmie konkretnym rozwiązaniu technologicznym, metodzie zarządzania, sposobie obsługi klientów, można wejść do Wiedzomatu, wyszukać tam odpowiednich ekspertów i zadać im pytanie. Można też samemu wnieść wiedzę, np. komentując wypowiedzi ekspertów i użytkowników platformy. Wiedzomat jest wyposażony w algorytm ekspercki – mechanizm ułatwiający zadawanie pytań, porządkujący je i zapobiegający dublowaniu się treści. Drugim rozwiązaniem IT jest Managinno, aplikacja do zarządzania pomysłami oraz konkursami w organizacji.

Od początku przyjęto założenie, że HR-owe rozwiązania Światłowodu Wiedzy będą dostępne bezpłatnie dla innych firm na rynku. Okazało się ono słuszne. Potwierdziły to w szczególności badania, jakie na przełomie maja i czerwca 2013 r. przeprowadziła firma PWC. Zbadała ona 65 średnich polskich przedsiębiorstw, by dowiedzieć się, jaki mają stosunek do procesów zarządzania wiedzą. Niemal wszystkie ankietowane organizacje zgodziły się co do tego, że brak procesów wymiany wiedzy może obniżyć ich zdolność do konkurowania na rynku. Utrata kluczowych pracowników, bariery w dzieleniu się wiedzą, to i wiele innych wpływa na niską innowacyjność organizacji. Co do tego zgodziła się większość organizacji. Jednocześnie ankietowani niewiele robili się, by walczyć z tymi przyczynami i unikać skutków niewłaściwego gospodarowania najcenniejszym dziś zasobem. Jedna czwarta badanych organizacji nie ma żadnych systemowych rozwiązań wspomagających wymianę wiedzy. Co trzecie przedsiębiorstwo nie miało żadnych banków wiedzy, tyle samo nie potrafiło doprecyzować co stanowi ich wiedzę strategiczną. Aż 60 procent badanych firm nie identyfikowało swoich ekspertów merytorycznych. Jednocześnie większość firm deklarowała, że ich stosunek do problemu zmieniłby się, gdyby tylko ktoś zaproponował im nieodpłatne, gotowe narzędzia do gospodarowania newralgicznymi informacjami. Właśnie takie narzędzia miały być produktem projektu Światłowód Wiedzy. Przed ich udostępnieniem trzeba jednak było przeprowadzić odpowiednie testy.

Do testowania przystąpiło 8 firm (w tym Orange Polska) i ponad 300 pracowników. Oprócz technicznych uwag na temat konstrukcji poszczególnych narzędzi, uzyskano również ciekawe wnioski, które wiele wnoszą do rozumienia nowoczesnego zarządzania wiedzą. Jeszcze zanim powstały narzędzia Światłowodu, zakładano, że zarządzanie wiedzą będzie odbywać się w sposób tradycyjny. Zasoby informacyjne będą przechowywane w bazach i repozytoriach. A formalne procedury będą określać, jak się do nich dostać. Tak zorganizowane środowisko wymiany informacji mogło jednak dobrze funkcjonować jedynie w umiarkowanie stabilnym otoczeniu, w którym względnie długo dało się utrzymać przewagę konkurencyjną. Gwałtowne zmiany gospodarcze i społeczne spowodowały, że takie systemy stały się mało elastyczne. Do dziś wiele firm boryka się z problemem nieefektywnych systemów zarządzania wiedzą. Na przykład największe amerykańskie firmy notowane na liście Fortune 500 tracą z tego powodu prawie 31,5 mld dolarów rocznie. Według rodzimych danych nieskuteczna wymiana wiedzy w Polsce liczona na pracownika w skali roku to koszt sięgający 45 tys. zł. Tymczasem nawet 75 proc. całkowitego wzrostu produktywności firmy może być efektem umiejętnego zarządzania wiedzą.

Mając te dane i wyniki badań jakościowych oraz ilościowych, zespół Światłowodu Wiedzy postanowił przyjrzeć się nowoczesnym trendom w zarządzaniu wiedzą. I tu pojawił się pomysł na odejście od tradycyjnego systemu na rzecz rozwiązań wzorowanych na mediach społecznościowych. Postanowiono zapewnić pracownikom warunki do nieformalnej komunikacji, dobrowolnego dostępu oraz spontanicznego wyłaniania najlepszych treści. Okazało się to strzałem w dziesiątkę. Social media efektywnie działają w sferze przekazywania informacji i wiedzy. Dają ludziom swobodę i wolność, wywołują motywację do współpracy z innymi. Zamiast repozytoriów i baz wiedzy, powstało coś w rodzaju „ekosystemu”, który nie prowadzi pracowników za rękę przez gwarantowanie dostępu do informacji lub organizację wydarzeń edukacyjnych, ale odpowiednio łączy i motywuje ich do dzielenia się wiedzą. Wzorując się na mediach społecznościowych firma postanowiła, że nie będzie nadmiernie ingerować w nieformalny i dobrowolny proces kształtowania się wspólnoty.

Zespół Światłowodu Wiedzy jest przekonany, że podobne dylematy i doświadczenia są obecne również w innych firmach. Świadomość, że wiedza jest dziś najważniejszym zasobem, jest coraz większa. A dobre praktyki w tym zakresie są na wagę złota.

– Nie tylko nasze doświadczenia związane z realizacją projektu są godne pokazania szerokiej publiczności. Jesteśmy pewni, że są firmy, które mają się czym pochwalić. Chcemy właśnie takie organizacje zaprosić do udziału w konkursie Ambasador Zarządzania Wiedzą – mówi Dorota Jaksa Pliszka. – Nie chodzi nam o skomplikowane i rozbudowane systemy. Wygrać może najprostsze rozwiązanie, jeśli jest użyteczne i udrażnia przepływ ważnej wiedzy w organizacji.

Chodzi o to, by szerzyć dobre praktyki i pokazać pracownikom różnych firm, że dzielenie się wiedzą może być prostym i przyjemnym procesem, a nie owianym tajemnicą, skomplikowanym i dostępnym dla nielicznych procederem. Formularz zgłoszeniowy nie pozwala na nadmierne rozpisywanie się. Trzeba zmieścić się zaledwie w kilku tysiącach znaków. Można jednak wzbogacić przekaz w kreatywny sposób. Organizatorzy konkursu zachęcają do przesyłania zdjęć czy filmów. Namawiają, by do konkursu podejść na luzie i z humorem. To bardzo sprzyja komunikacji, a w efekcie dzieleniu się wiedzą.

Więcej informacji o konkursie można znaleźć pod adresem: www.ambasadorzarzadzaniawiedza.pl

Więcej informacji o projekcie Światłowód Wiedzy źródłem motywacji do dzielenia się wiedzą można znaleźć pod adresem: http://swiatlowodwiedzy.orange.pl/

Informacje o projekcie i społecznościowym podejściu do zarządzania wiedzą dostępne również w social media:

Facebook: https://www.facebook.com/swiatlowodwiedzy?fref=ts

Twitter: https://twitter.com/SwiatWiedzy

Linkedin: https://www.linkedin.com/groups?home=&gid=8136820&trk=anet_ug_hm