standard Kontrola wewnętrzna

Kontrola wewnętrzna, niesłusznie utożsamiana z audytem, stanowi nieodłączny element procedury zarządzania i kontrolowania procesami występującymi w jednostce. Termin określa nie tylko nadzorowanie według ściśle określonych procedur, ale także sposób na przybliżanie podmiotu do postawionych celów poprzez wykonywanie odpowiednich czynności przez kierownictwo. Brzmi groźnie – czy należy więc się bać?

Definicja

Zadaniem kontroli wewnętrznej jest ciągłe sprawdzanie jednostki, dbanie o jej poprawne funkcjonowanie, zawieranie się w ekonomicznych wskaźnikach i miarach stosowanych w procesach zarządzania tego typu przedsiębiorstwem czy określanie poziomu zrealizowanych zadań przybliżających do osiągania wyznaczonych celów. Możliwe jest to dzięki porównywaniu poziomu rozwoju i funkcjonowania podmiotu do ustalonych wzorców. Proces kontroli wewnętrznej opracowywany oraz przeprowadzany jest przez organy decyzyjne. Z racji tego, że dotyczy on finansowej części jednostki, podmiotami takimi są kierownicy, główni księgowi, upoważnieni pracownicy działów operacyjnych oraz finansowych.

Główne zadania

Jak zostało już wspomniane, do głównych zadań kontroli wewnętrznej należy przede wszystkim sprawowanie nadzoru nad prawidłowym funkcjonowaniem jednostki, jej rozwojem oraz skutecznym prowadzeniem działań gospodarczych. Samokontrola tego rodzaju przeprowadzana jest także celem zabezpieczenia majątku jednostki, na wypadek gdyby w strukturach podmiotu wystąpiły nieprawidłowości zagrażające wykonywaniu zadań, do których została powołana.

Uważa się, że każdy podmiot powinien posiadać w swojej organizacji pracowników tworzących zespół, który nie tylko zna badany podmiot od wewnątrz, ale posiada również wiedzę z zakresu finansów, rachunkowości oraz prawa i potrafi występujące w przedsiębiorstwie zdarzenia określić oraz podjąć odpowiednie kroki. Ważnym jest też, aby kierownictwo poprzez kontrolę wewnętrzną usprawniło przepływ informacji w jednostce, zapewniło im wiarygodność oraz poprawność ekonomiczną i rachunkową, pamiętając jednocześnie o odpowiedniej ochronie dostępnych danych.

Zakres

W przypadku dużych jednostek przeprowadzenie kontroli w całym obszarze finansowym zajęłoby zbyt wiele czasu, aby wyciągnięte wnioski mogły zostać wdrożone w warunkach danej sytuacji gospodarczej. Dlatego też rozróżnia się zakres prowadzonego badania, określany w zależności od potrzeb. Pierwszym jest kontrola kompletna przeprowadzana, jak wskazuje nazwa, w całej jednostce, mająca charakter kompleksowy. Jest to zdecydowanie najbardziej czasochłonny sposób, który powinien być stosowany tylko w przypadku podejrzeń o słusznego rodzaju nadużycia zagrażające prawidłowemu funkcjonowaniu podmiotu. Drugim rodzajem jest kontrola problemowa, która bada obszar interesujący kierownictwo. Zajmuje ona mniej czasu niż kontrola kompletna, a co za tym idzie, jest przeprowadzana dokładniej. Celem wniosków z niej wyciągniętych jest usprawnienie działalności konkretnego działu przedsiębiorstwa.

Kolejną jest kontrola doraźna, wykonywana zazwyczaj na małym obszarze, wówczas, gdy zaistnieje potrzeba. Ostatnim rodzajem jest kontrola sprawdzająca, czyli tzw. kontrola kontroli, w gestii której leży sprawdzenie czy jednostka stosuje się do wydanych wskazówek, czy wdraża zalecenia opracowane w procesie kontrolnym.

Kontrola przeprowadzana jest na dokumentach jednostki pod względem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym. Pierwszy z nich określa czy informacje uzyskane na podstawie dostępnych dowodów księgowych są zgodne ze stanem faktycznym. Kontrola formalna oznacza nadzorowanie zgodności wystawionych dokumentów z obowiązującymi normami prawnymi, tzn. czy zawierają one ustawowo wymagane pozycje, czy są czytelne. Ostatnia, kontrola rachunkowa, bada czy nie wystąpiły błędy natury obliczeniowej.

Kontrola a audyt wewnętrzny

Pojęcie kontroli wewnętrznej często jest stosowane zamiennie z audytem. Niesłusznie. Audyt bowiem jest oddzielną kategorią, będąca swoistym narzędziem kontroli Jego zadanie opiera się na pełnieniu funkcji doradczej, konsekwencją której jest przysporzenie przedsiębiorstwu wartości dodanej.

Audyt kładzie nacisk na przyczyny zaistniałego w jednostce zdarzenia, bada, co było powodem nieprawidłowości. Kontrola reaguje dopiero na skutki, działa post factum. Kontrola ma za zadanie wykryć sprawcę powstałych błędów, audyt zaś usprawnia działalność. Przepisami prawa, w ramach których są przeprowadzane oba badania są, w przypadku audytu, standardy zawodowe kierowane do audytorów, w przypadku kontroli – są to wewnętrzne, indywidualne dla jednostki uregulowania. Zaletą audytu jest niezależność – badanie przeprowadzane przez uprawnionych audytorów dotyczy systemów zarządzania oraz kontroli, pełni także czynności doradcze. Kontrola wewnętrzna nadzorowana jest przez kierownika, dotyczy gromadzenia oraz lokowania środków, ograniczona zaś jest w większym stopniu niż badanie audytowe w zakresie określonym przez zlecającego badanie. Ostatnią z najbardziej charakterystycznych różnic jest charakter wniosków wyciągniętych po obserwacjach. W przypadku audytu maja one postać systemową, co pozwala wykorzystać końcowe konkluzje w innych przedsiębiorstwach. Kontrola wewnętrzna jest badaniem indywidualnym i takie też są wnioski. Poprzez ocenę kierownika oraz pracowników, odnoszą się jedynie do konkretnej jednostki.

Okazuje się zatem, że nie należy obawiać się ani kontroli wewnętrznej, ani audytu – ich zadaniem bowiem jest usprawnienie działalności jednostki, przysporzenie jej wartości dodanej, a także zbadanie przyczyn wystąpienia nieprawidłowości oraz – kolejno – opracowania, a także wdrożenia strategii postępowania.

Źródła:

1. http://jmf.wzr.pl/pim/2005_2_12.pdf

2. http://aktyprawne.poznajpodatki.pl/inne-ustawy/ustawa-o-rachunkowosci-2013/