Świadectwo pracy to urzędowy dokument potwierdzający przebieg zakończonego zatrudnienia. Zawiera wyłącznie informacje określone w przepisach, między innymi okres pracy, wymiar etatu, zajmowane stanowiska, tryb rozwiązania umowy oraz wykorzystane urlopy. Nie jest opinią ani referencją, dlatego pracodawca nie może wpisywać do niego subiektywnych ocen pracownika.
Co zawiera świadectwo pracy?
Zakres dokumentu wynika przede wszystkim z art. 97 i następnych Kodeksu pracy oraz z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Pracodawca podaje dane potrzebne do ustalenia uprawnień pracowniczych i z ubezpieczenia społecznego, dlatego treść świadectwa powinna być rzeczowa, zgodna z dokumentacją i pozbawiona komentarzy dotyczących jakości pracy.
W świadectwie pracy znajdują się informacje o okresie lub okresach zatrudnienia, rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowiskach albo pełnionych funkcjach. Jeżeli w czasie zatrudnienia zmieniał się wymiar etatu lub stanowisko, dane te powinny zostać wskazane w sposób pozwalający odtworzyć przebieg pracy.
Pracodawca wpisuje także tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy albo podstawę prawną jego wygaśnięcia. Przy rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem dokument wskazuje również stronę, która złożyła wypowiedzenie. Nie powinien natomiast opisywać konfliktów, przyczyn osobistych ani przebiegu współpracy w sposób wykraczający poza wymagane informacje.
Poniższe zestawienie pokazuje różnicę między informacjami, które pracodawca wpisuje z urzędu, a danymi umieszczanymi na żądanie pracownika:
| Typ danych | Co może obejmować świadectwo pracy? | Kiedy wpisuje się informację? |
|---|---|---|
| Dane o zatrudnieniu | Okres pracy, rodzaj wykonywanej pracy, stanowiska, funkcje i wymiar czasu pracy | Obowiązkowo, w zakresie wynikającym z przebiegu zatrudnienia |
| Sposób zakończenia umowy | Tryb i podstawa prawna rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy, a przy wypowiedzeniu także jego strona | Obowiązkowo |
| Urlopy i zwolnienia | Urlop wypoczynkowy, bezpłatny, ojcowski, rodzicielski, wychowawczy, opiekuńczy, zwolnienia od pracy oraz okazjonalna praca zdalna | Obowiązkowo, jeśli dana informacja dotyczy pracownika |
| Niezdolność do pracy | Liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie na podstawie art. 92 Kodeksu pracy | Obowiązkowo, w roku kalendarzowym ustania zatrudnienia |
| Inne uprawnienia | Służba wojskowa, praca w szczególnych warunkach, okresy nieskładkowe, dodatkowe urlopy i świadczenia | Obowiązkowo, jeżeli przepisy wymagają ich wykazania |
| Wynagrodzenie | Wysokość i składniki wynagrodzenia | Wyłącznie na żądanie pracownika |
| Kwalifikacje | Uzyskane kwalifikacje | Wyłącznie na żądanie pracownika |
Do obowiązkowych informacji mogą należeć także okres, za który przysługuje odszkodowanie z powodu skrócenia okresu wypowiedzenia, zajęcie wynagrodzenia w postępowaniu egzekucyjnym oraz należności ze stosunku pracy uznane, lecz niewypłacone z powodu braku środków finansowych.
Świadectwo może obejmować informacje o urlopie wykorzystanym w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, w tym o urlopie wypoczynkowym, opiekuńczym, ojcowskim, rodzicielskim i wychowawczym. Wskazuje się także wykorzystany urlop bezpłatny wraz z podstawą prawną jego udzielenia, zwolnienie z powodu działania siły wyższej, zwolnienie na opiekę nad dzieckiem oraz liczbę dni okazjonalnej pracy zdalnej.
Dokument może być potrzebny kolejnemu pracodawcy przy ustalaniu wymiaru urlopu i pozostałych uprawnień w danym roku. Zawarte w nim okresy składkowe i nieskładkowe mają znaczenie także przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty.
Kiedy pracodawca wydaje świadectwo pracy?
Co do zasady pracodawca wydaje świadectwo w dniu ustania stosunku pracy. Obowiązek dotyczy każdego rodzaju umowy o pracę, niezależnie od tego, czy była zawarta na okres próbny, czas określony czy czas nieokreślony, a także od sposobu zakończenia zatrudnienia.
Wyjątek dotyczy sytuacji, w której pracodawca nawiązuje z tym samym pracownikiem kolejną umowę o pracę w ciągu 7 dni od zakończenia poprzedniej. Wtedy świadectwo wydaje się na wniosek pracownika. Wniosek może dotyczyć poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów, za które nie wydano jeszcze dokumentu. Pracodawca ma na jego realizację 7 dni.
Jeżeli bezpośrednie wydanie dokumentu w dniu ustania zatrudnienia jest niemożliwe z przyczyn obiektywnych, pracodawca przesyła świadectwo za pośrednictwem operatora pocztowego albo doręcza je w inny sposób w ciągu 7 dni od upływu podstawowego terminu. Sam brak organizacji pracy nie powinien uzasadniać opóźnienia.
Wydania świadectwa nie można uzależnić od zwrotu telefonu, samochodu, laptopa ani od wcześniejszego rozliczenia pracownika. Sprawy dotyczące powierzonego mienia pracodawca może rozstrzygać niezależnie.
Kiedy wydaje się nowe świadectwo?
Nowy dokument wydaje się między innymi w następujących sytuacjach:
- Uwzględnienie wniosku o sprostowanie – pracodawca zastępuje błędne świadectwo nowym dokumentem.
- Prawomocne orzeczenie sądu pracy – nowe świadectwo wydaje się w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia.
- Przywrócenie do pracy albo odszkodowanie – dokument aktualizuje się zgodnie z prawomocnym rozstrzygnięciem sądu.
- Samodzielne wykrycie błędu przez pracodawcę – pracodawca powinien poinformować pracownika i przekazać poprawiony dokument.
Jak sprostować błędne świadectwo pracy?
Jeżeli świadectwo zawiera nieprawidłową datę, wymiar etatu, tryb rozwiązania umowy, dane o urlopie albo inne błędne informacje, pracownik może wystąpić o jego sprostowanie. Wniosek powinien wskazywać, które dane są nieprawidłowe i jakie powinno być ich prawidłowe brzmienie.
Procedura wygląda następująco:
- Wniosek pracownika – należy złożyć go do pracodawcy w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy.
- Rozpatrzenie przez pracodawcę – w ciągu 7 dni pracodawca wydaje nowe świadectwo albo przekazuje informację o odmowie sprostowania.
- Postępowanie przed sądem pracy – w razie odmowy pracownik ma 14 dni na wystąpienie do sądu pracy. Jeżeli pracodawca nie zawiadomi o odmowie, pracownik również może skierować sprawę do sądu.
Sprostowanie nie polega na ręcznym poprawieniu starego dokumentu. Pracodawca wydaje nowe świadectwo pracy, a poprzedni dokument usuwa z dokumentacji w przypadkach określonych w przepisach. Po upływie 14 dni pracownik nadal może zwrócić się do pracodawcy z prośbą o korektę, ale pracodawca nie ma już obowiązku uwzględnienia takiego wniosku w zwykłym trybie.
Podstawa prawna i znaczenie dokumentu
Zasady dotyczące treści, wydawania i prostowania świadectwa pracy wynikają z Kodeksu pracy, w szczególności z art. 97, 971 i 99, oraz z rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy. Dokument potwierdza fakty związane z zatrudnieniem i pomaga ustalić przyszłe uprawnienia pracownicze oraz emerytalno-rentowe.
Najważniejsze jest sprawdzenie świadectwa bezpośrednio po jego otrzymaniu. Błąd dotyczący dat, etatu, urlopu lub sposobu rozwiązania umowy może mieć znaczenie przy podejmowaniu kolejnej pracy i ustalaniu świadczeń. Świadectwo pozostaje jednak dokumentem faktów, a nie oceną pracownika – nie powinno zawierać pochwał, nagan ani subiektywnych opinii.
